Hyvä taloushallinto-ohjelmisto tuo taloushallinnon pois varjoista osaksi toiminnan jokaista osa-aluetta tehostaen yrityksen toimintaa. Mutta millainen on hyvä ja moderni taloushallinto-ohjelmisto? Tilitoimistohakukone Talouskuutio Oy:n toimitusjohtaja ja toinen perustajajäsen Patrick Partti jakaa neuvoja pk-yrittäjille taloushallinnon kokonaisvaltaiseen toteuttamiseen sekä oikean ohjelmiston löytämiseen.
Nykyaikaisen taloushallinnon toteuttamisen ytimessä ovat kolme ominaisuutta: automatisointi, reaaliaikaisuus ja kokonaisvaltaisuus. Oli yritys minkä kokoinen hyvänsä, pitäisi sillä Partin mielestä ehdottomasti olla juuri sen tarpeita vastaava taloushallinto-ohjelmisto osana toiminnanhallinnan kokonaisratkaisua.
– Tämän päivän malli on, että taloushallinnon ja sitä kautta koko yrityksen toiminnan kietoutuu valitun ohjelmiston ympärille. Kaikista tärkeintä on, että asiat sujuvat saumattomasti, Partti tiivistää.
Ohjelmiston noustessa näin tärkeään rooliin, sen hankinnassa ei ole syytä tehdä kompromisseja. Laajaan tarjontaan kannattaa tutustua huolellisesti. Partti suosittelee vahvasti konsulttiavun hyödyntämistä oikeaa ratkaisua etsittäessä, jotta valinta osuu kerrasta nappiin. Vasta tämän jälkeen etsitään tilitoimisto, joka on erikoistunut kyseisen ohjelmiston käyttöön – ei päinvastoin.
Automatisointi säästää aikaa ja resursseja
Varsinkin pienissä yrityksissä taloushallinto lankeaa usein jo muutenkin kiireisen toimitusjohtajan hoidettavaksi. Taloushallinnon toimintojen automatisoinnin ensisijainen tavoite on manuaalisen työn vähentäminen, jotta aikaa vapautuu muihin tehtäviin.
– Ajankäyttö on pienen yrityksen tärkein resurssi, Partti korostaa.
Hyvän ohjelmiston avulla on esimerkiksi mahdollista lähettää kolmekymmentä laskuja kerralla jokaisen kirjautuessa automaattisesti kirjanpitoon, sekä ylläpitää automatisoituja varastonmuutoskirjauksia. Lisäksi historiatietojen tallentuessa automaattisesti muun muassa ostohintojen kehityksen vertailu sekä laskutusvirheiden nopea huomaaminen sujuvat vaivatta.
Reaaliaikainen hallinta: suunnitelmallista ja tehokasta
Taloushallinnon automatisoinnin ansiosta tiedot kirjautuvat järjestelmään välittömästi pitäen näin kirjanpidon reaaliaikaisena. Ei enää kuukausittaisia talouskatsauksia, tuntien kirjauksia jälkikäteen tai turhaa tulostamista – saati niiden tulostettujen paperien etsimistä.
Reaaliaikainen kommunikointi taloushallinnon ja operatiivisen puolen välillä vauhdittaa yrityksen toimintaa. Esimerkiksi laskut voidaan lähettää välittömästi työn valmistuessa – ei viikon päästä – mikä nopeuttaa kassavirtaa. Koko prosessi on kerralla hoidettu, ja mahdollisesti jopa yhdellä ja samalla ohjelmistolla.
– Reaaliaikaisuus sekä tietojen esittäminen graafisessa muodossa edesauttavat suunnitelmallisuutta yrityksen johtamisessa. Tämä tehostaa toimintaa huomattavasti, Partti tähdentää.
Taloushallinto osaksi kaikkia toiminnan osa-alueita
Hyvän ohjelmiston avulla kokonaistoiminnan hallinta alkaa jo tilauksesta operatiivisen toiminnan kentällä, ja jatkuu sieltä eri vaiheiden kautta laskutukseen yhtenäisenä ketjuna.
– Keskeisintä on saada taloushallinto ja operatiivinen puoli toimimaan käsi kädessä, Partti painottaa.
Tämä mahdollistaa jatkuvan menojen ja kulujen seurannan ja hallitsemisen. Näin taloushallinto on kiinteä osa koko prosessia, eikä vain yksi erillinen vaihe, joka astuu kuvioihin lopussa.
Etsitkö yrityksellesi tilitoimistoa? Talouskuution tilitoimistohaku ratkaisee ongelman.
Etsitkö oikeanlaista ohjelmistoa? Ota yhteyttä Ohjelmistoja.fi:n neuvontapalveluun.
Apua ohjelmistojen valintaan, hankintaan ja käyttöönottoon
Autamme sinua valitsemaan ja ottamaan käyttöön yrityksellenne sopivimmat ohjelmistot
