Miten johtaa etämyyntitiimiä?

Uusi, skaalautuva myyntitiimi vaatii tarkkaa huomiota parhaissakin olosuhteissa. Kun mukaan lisätään haaste hypätä etätyöhön yhdessä yössä – kuten niin moni meistä teki aiemmin tänä vuonna – tiimin johtaminen saattaa tuntua paikallaan polkemiselta.

Mikäli olet kamppaillut myyntitiimisi etäjohtamisen kanssa, et ole yksin – siinä vaaditaan paljon erilasia taitoja ja mukautumiskykyä. Mutta luota itseesi! Noudata alla olevia vinkkejä parantaaksesi viestintää, lisätäksesi tuottavuutta ja yhteistyötä, sekä auttaaksesi tiimiäsi tuntemaan, että heitä tuetaan.

[Teksti on käännös Anna Talericon kirjoittamasta artikkelista How to Lead a Remote Sales Team.]

1. Pidä videopalaveri joka aamu

Järjestä tiimille joka-aamuinen 15 minuutin videopalaveri (video päällä, aina!). Jos tiimi koostuu yli 10 hengestä, jaa aamun videopalaveri osa-alueittain: yksi myyntiedustajille, yksi esim. asiakaspalvelutiimille jne.

Tässä käyttämäni palaveriagenda:

• 2–3 minuuttia: Käy läpi illan aikana tulleet uutiset (iso kauppa, joka klousattiin toimistoaikojen jälkeen, uusi tuotejulkaisu, haastava prospekti, joka varmisti tapaamisen jne.)
• 8 minuuttia: Jokainen jakaa päivän tavoitteensa — tämä riippuu työtehtävästä (soitettavien puheluiden määrä, buukattavien tapaamisten määrä, klousattavien diilien määrä).
• 3–5 minuuttia: Kysy päivittäin yksi kysymys ja vaihda sitä. Kokeile näitä kysymyksiä: Mistä olet innostunut tänään? Mitä uutta tekniikkaa aiot kokeilla tänään? Mikä on yksi asia, jonka haluat tehdä tänään paremmin kuin eilen? Mikä on yksi asia, jonka opit eilen? Tavoitteesi on edistää avointa viestintää.

Aamun videopalaverit ovat loistava hetki nopeaan taitojen päivittämiseen tai yritysuutisten jakamiseen. Näissä varmistat, että jokainen tiimin jäsen sitoutuu tiimin yhteisiin tavoitteisiin. Päivittäinen videopalaveri luo yhteisöllisyyden, vastuullisuuden ja yhteistyön kulttuuria.

2. Pidä toinen videopalaveri iltapäivällä

Kokoa iltapäivällä tiimisi kasaan toiseen lyhyeen videopalaveriin keskustelemaan päivästä, raportoimaan päivän tavoitteista ja jakamaan onnistumiset. Voit myös käyttää aikaa vinkkien tai uusien spiikkien jakamiseen, ja tarjota apua työpäivän aikana nousseisiin asioihin.

Oma agendani sisältää:

• 10 minuuttia: Kaikki raportoivat tuloksensa — saavuttivatko he päivän tavoitteet? Miksi tai miksi ei? Varmista, että tiedon jakaminen on avointa, eikä pelkkää tulosten ääneen lukemista. Tämä toiminnan ja tulosten läpinäkyvyys on tärkeää uudelle myyntitiimille.
• 5 minuuttia: Avaa keskustelu ja anna jollekin mahdollisuus jakaa jotain tänään puhelimessa kuulemaansa tai uusi spiikki, jota hän kokeili. Jos kukaan ei ota puheenvuoroa, varaudu nopeaan rooliharjoitukseen tai käykää yhdessä läpi sivu myyntikirjastanne. Edes viisi minuuttia taitojen kehitystä tai keskustelua päivittäin auttaa koko tiimin kehitystä — ja viestittää, mikä on tärkeää.

Tämä säännöllisten aamu- ja iltapäivävideopalaverien rituaali on välttämätön uudelle myyntitiimille, joka työskentelee etänä. Koska tiimi on kotona, he eivät saa hyötyä yhteistyöstä, keskustelusta ja ad hoc -valmennuksesta, jota tapahtuu toimistossa luonnollisesti.

[Lisää aiheeseen liittyvää luettavaa: The Ultimate Remote Work Resources Guide]

Ajan saatossa, kun tiimisi suorittaa ennustettavasti, siirry yhteen päivittäisen tai joka toinen päivä tapahtuvaan videopalaveriin. Alussa tiimisi ollessa vasta nousussa, palaveeraaminen kaksi kertaa päivässä on siihen käytetyn ajan arvoista.

3. Pidä tarpeelliset palaverit

Älä jätä väliin tärkeitä tiimipalavereja vain, koska kaikki työskentelevät kotoa.

Sinun todella täytyy “nähdä” tiimiäsi usein ja pitää yllä tapaamisaikataulua kurinalaisesti, koska ette hyödy toimiston energiasta tai palautekierroksista.

Tyypillinen myyntitiimi seuraa alla kuvattua kokousrytmiä, joka toimii yhtä hyvin, kun kokouksia pidetään etänä:

• Päivittäiset videopalaverit (kuten avattu yllä)
• Maanantaiaamun ennuste ja putken kertaus (tunti, koko tiimi)
• Klousausstrategialounas (tunti, joka toinen viikko, koko tiimi)
• Iltapäivän myyntitilanteiden harjoittelu (tunti, vuoroviikoin strategiasession kanssa, koko tiimi)
• Viikoittainen mahdollisuuksien läpikäynti ja valmennus koulutettavien myyntiedustajien kanssa ja joka toinen viikko täysin koulutettujen myyntiedustajien kanssa (45-60 minuuttia)
• Viikoittaiset valmennussessiot asiakaspalvelun kanssa (henkilökohtaisesti)

Sinusta saattaa tuntua, että kokoukset hidastavat tiimiäsi tai vievät arvokasta myyntiaikaa. Mutta listalla ei juuri ole mitään kokouksia, mitä ei pidettäisi joka tapauksessa perinteisessä toimistoympäristössä. Ja kun kaikki työskentelevät etäällä toisistaan, on tärkeää tulla välillä yhteen — myynti on joukkuelaji!

4. Tee odotukset selviksi ja mittaa niitä päivittäin

Uusilla myyntitiimeillä ei ehkä vielä ole vertailukohtia, mutta se ei ole syy olla epämääräinen tulosodotustesi suhteen. Aseta tavoitteet ja mittaa niitä joka päivä.

Joissakin rooleissa toimiville tai koulutettaville myyjille voi olla tarpeen asettaa toimintatavoitteita. Kun asiat muuttuvat ennakoitavimmiksi ja ovat paremmin mitattavissa, aseta tavoitteita lopputulemille.

Saatat joutua asettamaan tavoitteet esimerkiksi seuraaville toiminnoille:

• Läpikäytyjen asiakkuuksien määrä
• Puhelut per päivä
• Sosiaaliset kontaktit
• Lähetetyt sähköpostit

On vielä parempi, jos pystyt mittaamaan lopputulemia eli tuloksia, kuten esimerkiksi:

• Avattujen liidien määrä
• Sovitut tapaamiset
• Voitetut kaupat
• Luodut funnelit
• Buukkaukset

Tulosten mittaaminen on aina paras tapa, koska se, mistä todella välität, ei ole toimintaa, se on tulosta. Tulosperusteisia tavoitteita on kuitenkin vaikea asettaa alkuaikoina, joten tavoitteet on ensin luotava toiminnan ympärille.

Joka tapauksessa varmista, että mittaat, raportoit, jaat tuloksia ja pidät ihmiset vastuussa. Pyydä jokaista tiimin jäsentä jakamaan toimintonsa ja/tai tuloksensa joka päivä. Voit myös automatisoida ilmoitusten lähettämistä Slackiin CRM- tai pelillistämisalustasi kautta.

Slack-kanava, josta näkee buukatun myynnin päivitykset, uudet avaukset tai klousatut kaupat, on hyvä kannustuksen ja motivaation lähde jokaiselle. Se lähes jäljittelee toimiston fiilistä ja pitää kaikki vastuussa luvuistaan. Ja päivittäiset tiimien toiminto- ja tulospäivitykset pitävät kaikki vastuussa tärkeisiin tavoitteisiin pääsystä.

5. Hanki oikeat työkalut

Et voi johtaa myyntitiimiä ilman oikeita työkaluja. Tämä korostuu entisestään, kun myyntitiimi tekee töitä kotoa käsin.

Tässä on ehdoton minimi, mitä tarvitsette:

• Microsoft Teams videopuheluita varten
• Slack-tiimi kommunikointia varten
• Pipedrive tai vastaava CRM
• Spiff tai Xactly komissioiden seurantaan
• InsightSquared reaaliaikaisiin myynnin dashboardeihin ja KPI-seurantaan
• Confluence Highspot tai vastaava myynnin käsikirjaksi
• Outreach tai SalesLoft -viestintäputki
• Pelillistämistyökalu, kuten Hoopla tai LevelEleven

Jos sinulla ei vielä ole näitä työkaluja käytössä, on aika hankkia ne.

6. Luo myynnin pelikirjoja. ASAP.

Mikäli myyntitiimilläsi ei vielä ole käytössä myynnin pelikirjoja, luo ne pian. Myynnin pelikirjat toimivat hyvänä yhteisenä vertailukohtana, auttavat parantamaan yhtenäisyyttä ja johdonmukaisuutta, sekä sisäänajamaan myyjät nopeammin.

[Talerico on julkaissut Sales playbook outline -artikkelin sekä linkkejä muihin myynnin pelikirjalähteisiin, jotka löydät täältä: Playbook resources to get you started.]

Jos ja kun teillä ovat käytössä myynnin pelikirjat, päivitä niitä usein. Myyntitiimisi oppii joka päivä: uusia tapoja käsitellä kysymyksiä, kuinka selvitä vastaväitteistä tai kuinka saada prospekti mukaan kokeilujaksolle.

Huolehdi siis, että pelikirjat pysyvät ajan tasalla. Päivitä ne joka toinen viikko.

Pidä myynnin pelikirja mukana keskustelujen ja palaverien keskiössä. Viittaa siihen, kaiva se esiin ja käytä sitä. Aina kun teet niin, kehität samalla hyviä tapoja tiimillesi ja näytät esimerkkiä muille. Tiimi tottuu käyttämään myynnin pelikirjaa tietolähteenä ja näin kaikki kehittyvät nopeammin. Pelikirja on keskeinen osa ennustettavan ja skaalautuvan myyntikoneiston luomista.

7. Vaali oikeanlaista kulttuuria

Myyntikulttuurinne on valtavan tärkeä. Tiimisi tulee tietää selvästi, mikä kulttuurinne on ja miten parhaiten ilmentää sitä. Tämä alkaa sinun esimerkistäsi muiden edellä. Läpinäkyvyys, vastuullisuus ja kommunikointi ovat keskeisiä kaikille myyntitiimeille, mutta etenkin tapauksissa, jossa kaikki työskentelevät etänä.

[Lisää aiheeseen liittyvää luettavaa: Leaders Eat on Camera — Advice from 10 Years of Leading Remote Teams]

Aseta loistava esimerkki ja johda tiimisi kohti kulttuuria, jota haluat edistää. Alla on muutamia myyntikulttuuriesimerkkejä, ja miten niitä voidaan ilmentää etänä:

• Kun kaikki sitoutuvat lupauksiin päivittäin ja raportoivat saavutuksistaan palavereissa, luot vastuullisuuden kulttuuria. Jaa omat päivän tai viikon lupauksesi ja raportoi tiimille, miten onnistuit.
• Yhteistyö. Kokousten, kuten klousausstrategiakoulutuksen järjestäminen antaa kaikille mahdollisuuden jakaa tietoaan ja tukea toisiaan. Kannusta myyjiäsi auttamaan toisiaan. Joskus se tarkoittaa, että sinun on otettava askel taaksepäin ja annettava tiimisi ratkaista ongelmat yhdessä sen sijaan, että olisit liian määräävä tai vahvat mielipiteet omaava.
• Ole todellinen, haavoittuvainen ja rehellinen tiimillesi kaikissa vuorovaikutustilanteissa, ja he seuraavat esimerkkiäsi. Jaa muille, mitä mielessäsi on, mikä toimii, mikä ei, sekä mitkä tavoitteesi ja toiveesi ovat. Kunnioita sanaasi ja lupauksiasi tiimille, ja ole oma itsesi. Tiimisi vastaa tähän — ja samoin tekevät asiakkaasi. Aitous asettaa hyvän yhteisen sävelen ja auttaa rakentamaan luottamusta nopeasti.

8. Aloita hauskoja rituaaleja ja perinteitä

Joissakin toimistoissa on hauskoja pieniä rituaaleja, kuten lyödä gongia aina, kun myyntiedustaja saa kaupan. Etsi tapa tehdä näitä rituaaleja myös, kun työskentelette etänä. Valitse tapoja, jotka eivät tunnu keinotekoisilta ja sopivat myyntikulttuuriinne.

Muutamia esimerkkejä:

• Nauhoita lyhyt, hauska video itsestäsi lyömässä gongia (tai paukuttelemassa kattiloita ja pannuja). Aina kun joku klousaa kaupat, aseta Slackbot postaamaan videosi myyntikanavalle.
• Suorita kerran viikossa aamupalaveri kävelynä — kaikki laittavat kuulokkeet päähän ja lähtevät lenkille “yhdessä” 15 minuutiksi.
• Lähetä pieniä kiitospaketteja tiettyjen virstanpylväiden saavuttamisesta — pieni kiitoslahja asiakaspalvelutiimille tai yrityslahja myyjän ensimmäisestä myynnistä jne.
• Anna pieni viikoittainen palkinto vaihtelevasta teemasta. Voit antaa palkinnon esimerkiksi luovimmasta vastaväitteiden käsittelystä tai tehokkaimmasta vastaajan viestistä. Palkinnon vaihtelevuus pitää yllä spontaaniutta ja kaikki pysyvät varpaillaan.
• Harkitse virtuaalisen happy hour -tunnin järjestämistä joka viikko, kun tiimi pääsee tavoitteeseensa.

Mikäli teillä ei vielä ole rituaaleja, älä aikaile. Rituaalit auttavat yhdistämään tiimiä ja antavat syvemmän tunteen yhteisöllisyydestä. Ole luova!

9. Pidä viestinnän linjat avoinna

Hyvä viestintä on avain onnistumiseen. Varmasti tiedätkin jo tämän, mutta tavallisessakin toimistoympäristössä viestintään liittyy joskus haasteita. Etämyyntitiimi saattaa kohdata aivan uudenlaisia haasteita. Kommunikoinnin tärkeyttä tulee korostaa entisestään.

Totu toistamaan itseäsi. Jos sanot jotain tärkeää kokouksessa, vahvista se vielä sähköpostitse, postaa Slackiin ja pinnaa se myyntikanavalle varmistaaksesi, että viesti huomataan. Ota asia esille uudelleen muutamaa päivää tai viikkoa myöhemmin. Esitä kysymyksiä varmistaaksesi, että viestisi kuultiin ja vastaanotettiin.

Kuulostaako ylilyönniltä? Sitä se ei ole. Eri ihmiset sisäistävät tietoa eri tavoin ja joltakin saattaa helposti mennä ohi, kun sanot jotain kokouksessa. He saattavat ohittaa Slack-viestisi. Sähköpostisi saattaa tahattomasti hautautua postilaatikon uumeniin.

Varmista, että kommunikoit liikaa, toistat kaiken ja painat asiat ihmisten mieliin.

10. Kuuntele ja nauhoita puheluita

Jos johdat uutta myyntitiimiä, todennäköisesti koulutat myyjiä. Tässä tapauksessa kannattaa kuunnella heidän puheluitaan. Tämä auttaa sinua saamaan tuntuman heidän spiikeistään, ja antaa sinulle mahdollisuuden hypätä apuun, jos tilanne käy liian haastavaksi.

Et voi kuitenkaan kuunnella joka puhelua livenä, joten laita asialle puhelunäänityssofta. Voit vaikka kuunnella puheluita suihkussa, lenkillä tai välipalaa syödessä.

Lisäksi tiimisi voi kuunnella toistensa puheluita ja oppia. Tällainen läpinäkyvyys on tehokasta – voit diagnosoida ongelmat ja optimoida myynnin pelikirjan parhaita käytäntöjä, ja kaikki voivat oppia toisiltaan jatkuvasti.

Puhelujen äänitys on tehokas harjoitustyökalu ja paras tapa pitää sinut ajan tasalla myyjien taidoista, asiakasmielipiteistä ja spiikeistä.

11. Harjoittele myyntitilanteita paljon

Ja tarkoitan paljon. Rooliharjoitukset ovat loistava tapa kouluttaa tiimiä ja kasvattaa itseluottamusta. Itse suosin harjoitustilanteissa eri teemojen käyttöä, kuten liidien arviointia, tapaamisten sopimista, tai vastaväitteiden hallintaa ja niiden keksimistä. Kaikki osalliset oppivat toisiltaan harjoitellessaan turvallisessa ympäristössä.

Näiden sessioiden ei tarvitse myöskään olla pitkiä. Vain 5–10 minuuttia voi vaikuttaa merkittävästi. Uuden myyntitiimin tulee tehdä rooliharjoituksia päivittäin – erityisesti, kun töitä tehdään etänä. Virallisempi harjoitussessio joka toinen viikko on loistava tapa vahvistaa tiimille, kuinka tärkeää on pitää taidot terävinä ja viimeisteltyinä.

12. Hallitse prosessien toteuttamista

Älä jätä myyjille mahdollisuutta kulkea omia teitään — ei ole aikaa “kaikki tavallaan” -ajattelulle. Kaikkien tulee pitäytyä samoissa prosesseissa, ja käyttää samoja syklejä ja myyntimetodeja.

Vain näin voit mitata ja kehittää toimintaa johdonmukaisesti ja varmasti. Kun kaikki tekevät töitä kotoa, tulee sinun panostaa erityisesti prosesseihin, jotta vältyttäisiin sekaannuksilta ja tehottomuudelta. Oleta tiimiltäsi myynnin pelikirjan noudattamista, laita työkalut kuntoon ja kohdista prosessisi, sekä pidä tiimi vastuussa prosessissa pidättäytymisestä.

13. Palkkaa oikeat ihmiset

Tätä en voi korostaa liikaa: rekrytoi hyvin. Toki haluat aina hyvän tiimin, mutta etätyössä tämä korostuu; henkilöiden tulee olla luotettavia ja pystyä tekemään töitä itsenäisesti sekä kommunikoimaan hyvin. Tekijöillä tulee olla paljon sisua ja draivia.

Jos et voi luottaa johonkuhun, on käsillä isompi kuin pelkkä etätyötä koskeva ongelma. Mutta jos epäilet jonkun taitotasoa, työskentele heidän kanssaan kunnes varmistut, että he ovat kehityskelpoisia – tai eivät ole. Jos tuntuu, ettei joku tee parastaan, lisää henkilön valvontaa, jotta voit vetää reilut ja oikeat johtopäätökset.

Ennen kaikkea: palkkaa ammattilaistiimi, johon voit luottaa ja hio heidän tehokkuuttaan, läpinäkyvyyttään, kommunikointiaan ja tuloksiaan. Tämä on erityisen tärkeää etätyökontekstissa.

14. Keskity siihen, mitä tiedät

Etämyyntitiimin johtamiseen liittyy paljon epätietoa. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee keskittyä siihen, mitä tiedät. Jos seuraat muita ohjeitani, sinun tulisi olla hyvin kartalla:

• odotuksista
• mittareista
• taidoista
• tuloksista

Opi, mikä toimii ja mikä ei, ja optimoi tämän tiedon pohjalta. Älä kuluta aikaa siihen, mitä et tiedä — keskity siihen, mitä tiedät ja muu selkeytyy aikanaan.

Etätiimin johtaminen voi alkuun tuntua mahdottomalta, mutta sitä se ei ole.

Myyntitiimisi ei ole vielä hyvin öljytty moottori ja nyt sinun tulee vielä johtaa sitä etänä. Se on ihan ok. Tämä tarkoittaa vain lisää ohjausta ja mustavalkoisuutta normaalitekemiseen nähden.

Keskity siihen, mitä voi mitata ja mitä tiedät, sekä ole selkeä ja johdonmukainen kommunikoinnissasi ja odotuksissasi. Muista, että kehitystä tapahtuu pikkuhiljaa tehdessä. Jos jokin ei toimi, korjaa se. Jos jokin toimii, tee sitä lisää.

Ennen kaikkea anna tiimillesi paljon huomiota, ohjausta ja valmennusta. Saatte paletin toimimaan yhdessä.