Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Digitaalisessa muodossa olevien dokumenttien määrä kasvaa. Sähköinen allekirjoitus on jo pitkään ollut ratkaisu digitaalisessa muodossa olevien dokumenttien allekirjoittamiseen. Se on nopea ja helppo tapa allekirjoittaa sopimuksia. Sähköisten allekirjoituksia säädellään EU-tasolla eIDAS-asetuksessa (N:o 910/2014). Suomessa sähköinen allekirjoitus on ollut mahdollista jo yli 10 vuotta.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa nimikirjoitusta sähköisessä muodossa. Se on laaja käsite ja erilaisia sähköisen allekirjoituksen menetelmiä ja tuotteita on paljon mm. Sighero (ota käyttöön ilmainen 14pv kokeilu) ja Visma Sign. Sähköinen allekirjoitus PDF-dokumentille sähköpostin välityksellä on kevyt ja juridisesti pätevä menetelmä ja sopii suurimmalle osalle sopimuksista.

Suomessa voi hyödyntää myös pankkitunnuksia käyttävää vahvempaa tunnistusta, mutta se ei ole yleensä tarpeellista b2b-tyyppisissä sopimuksissa, joissa sopimusarvo on pieni. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova.

Miksi sähköinen allekirjoitus on suosittu tapa nykyään?

Sähköinen allekirjoitus on helppo ja nopea tapa hoitaa allekirjoitukset verkon välityksellä, ilman paperisten sopimusten tulostelua ja lähettely. Liittämällä sähköisen allekirjoituksen muihin järjestelmiin, saadaan dokumentit helposti oikeisiin tietojärjestelmiin, kuten CRM:ään (esim. Pipedrive) tai pilvipalveluun verkkolevylle (Google Workspace Drive, Dropbox) ilman skannailua ja tallentamista.

Mitä konkreettisia hyötyjä sähköinen allekirjoitus tarjoaa?

Suurin osa dokumenteista on nykyään lähtökohtaisesti digitaalisessa muodossa ja niiden tulostaminen paperille ja skannaaminen on jo historiaa. Tässä jotain konkreettisia hyötyjä listattuna.

  • Koko prosessi digitaalisessa muodossa, josta jää aina enemmän todisteita kuin paperi & kynä vaihtoehdossa.
  • Valmis sopimus tallentuu sähköisessä muodossa ja on helposti saatavilla. Riski sopimuksen katoamiselle vähenee merkittävästi.
  • Nopeuttaa kaikkia sopimuksen hallinnan vaiheita.
  • Antaa allekirjoittajalle mahdollisuuden tutustua dokumenttiin itse valitsemana aikana ja tehdä allekirjoituksen välittömästi sopimuksen sisällön hyväksymisen jälkeen.
  • Enemmän automaatiota ja turvallisempaa henkilötietojen käsittelyä (GDPR) SignHero-ohjelmistossa henkilötietojen poisto tapahtuu automaattisesti.
  • Halvempaa kuin paperi ja kynä sopimusten tekeminen sekä halvempaa. Edullisella kk-maksulla voi joissain tuotteissa allekirjoittaa rajattomasti sopimuksia kuukauden aikana.
  • Kansainvälinen sopimusten allekirjoittaminen internetin välityksellä yli rajojen.

Lue myös

Onko sähköinen allekirjoitus lainvoimainen?

Mitkä dokumentit sopivat sähköiseen allekirjoittamiseen?