Onko sähköinen allekirjoitus lainvoimainen?
Sähköinen allekirjoitus on ollut lainvoimainen jo viime vuosikymmentä saakka – sekä Euroopassa, että Yhdysvalloissa. Eurooppalainen eIDAS ja yhdysvaltalainen ESIGN Act määrittää sähköisen allekirjoituksen lainvoimaiseksi. Sopimusvapaus mahdollistaa erilaiset tavat allekirjoittaa ja sähköpostien vahvat tunnistautumiset ovat luonteva keino varmistua, että henkilö on oikea.
Kyllä – sähköinen allekirjoitus on lainvoimainen
Se on ollut laillinen keino allekirjoittaa dokumentteja Euroopassa ja Yhdysvalloissa jo viime vuosikymmeneltä saakka. Asia on käsitelty eIDAS (EU) ja ESIGN Act (Yhdysvallat) lainsäädännöissä. Kannattaa myös muistaa, että, perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna käytännössä mitään varmuutta allekirjoittajasta ilman kahta todistajaa. Tänä päivänä riitatilanteissa käytetään erittäin harvoin käsialaan perustuvaa tunnistusta, koska sen todistearvo on heikko.
Ota käyttöön sähköinen allekirjoitustyökalu.
Sopimusvapaus mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen lainvoimaisuuden
Euroopassa ja Yhdysvalloissa vallitsee sopimisen vapaus, mikä antaa osapuolille mahdollisuuden keskenään päättää allekirjoittamisen tavasta, mikäli ei ole erityistä pakottavaa lainsäädäntöä kyseisen sopimuskohteen osalta. Esimerkiksi pankkitilin avaamista säädellään edelleen varsi tiukasti, mutta sekin onnistuu jo kännykällä Saksassa ja Virossa.
Mikä on eIDAS?
eIDAS säätelee sähköistä allekirjoittamista EU alueella. Kyseisen lainsäädännön tarkoituksena on edistää digitalisaatiota jäsenmaissa, ei määritellä oikeaa tai väärää tapaa vahvistaa sopimuksia. Oleellinen ja tärkeä sisältö löytyy eIDAS artiklasta 25:
“An electronic signature shall not be denied legal effect and admissibility as evidence in legal proceedings solely on the grounds that it is in an electronic form or that it does not meet the requirements for qualified electronic signatures.”
Ja sama suomennettuna:
“Sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia ja käytettävyyttä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei voida kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai että se ei täytä hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten vaatimuksia.”
Sähköistä allekirjoitusta voidaan siis pitää laillisena tapana allekirjoittaa sopimuksia EU-alueella.
Miten sähköinen allekirjoitus varmistaa sopimuksen lainmukaisuuden
Allekirjoituskutsun lähettäjä on vastuussa allekirjoittajien sähköpostiosoitteen aitoudesta. Aivan samalla tavalla kuin kirjeen lähettäjä vastaa vastaanottajan tietojen oikeellisuudesta.
Allekirjoittaja vastaa oman sähköpostinsa käytöstä. Sähköpostiin kirjautuminen on samalla tavalla salasanan takana kuin muutkin tunnistautumista vaativat palvelut. Jos allekirjoittajalla on virallinen yritysmuotoinen sähköposti (etunimi.sukunimi@yritys.fi), voidaan allekirjoittaja yleensä jäljittää kohtalaisen hyvin.
Tyypillisesti sopimuksia edeltää viestien vaihto sähköpostilla, joka on luonteva tapa varmistua sähköpostiosoitteen aitoudesta. Mm. Google Workspacen tarjoama 2-vaiheinen tunnistautuminen (kännykällä) tarjoaa hyvän vahvan tunnistautumisen.
Sähköinen allekirjoitus sinetöi asiakirjan PDF-muotoon sertifikaatilla.
Sähköinen allekirjoitus (kuten SignHero, aloita 14 päivän kokeilu) yleensä sinetöi sopimuksen (esim. PDF-dokumentti) sertifikaatilla. Mikäli joku muuttaa allekirjoitettua dokumenttia digitaalisesti, allekirjoitus hajoaa eikä ole enää validi eli näin estetään dokumentin sisällön muuttaminen allekirjoituksen jälkeen. Allekirjoitusten validiteetin voi tarkistaa avaamalla PDF- dokumentin Adoben Acrobat Reader ohjelmassa. Näin toteutetaan paperisopimuksista tuttu sopimuspapereiden leimaaminen tai puumerkin/allekirjoituksen kirjoittaminen jokaiseen paperiin.
Allekirjoitustapahtumasta jää tiedot (allekirjoittajan ja vastaanottajan sähköposti, aikaleima, tarvittaessa myös paikkatieto ja käytetty laite) sähköisen allekirjoituksen (kuten SignHeron) auditlokiin, jossa nämä tiedot ovat kaikkien sopimuksen osapuolien nähtävillä ja käytettävissä.
Miksi osa sähköisistä allekirjoitusohjelmista ei sisällä käsinkirjoitettua nimeä (scribbleä)?
Olet ehkä joskus postissa käsin allekirjoittanut padille allekirjoituksen tai puumerkkisi (tätä kutsutaan scribbleksi) tai ottanut verkkokaupasta tilatun paketin vastaan tekemällä saman paketintuojan kännykän näytölle. Padeille voi laittaa allekirjoitukseksi mitä tahansa ja kuka tahansa. Jos henkilöä ei ole tunnistettu tilanteessa, voi todistearvo oikeudessa olla heikko. Sähköinen allekirjoitus on ykkösiä ja nollia, jolloin koko dokumentti sinetöidään algoritmilla. Näin ollen sähköisen allekirjoituksen lainvoimaisuuteen ei vaikuta se onko dokumentissa joku ihmisen tekemä allekirjoitus (puumerkki).