Yksi lisenssi sieltä, toinen täältä, kolmas tuolta… Kuulostaako tutulta? Ohjelmistolisenssien laskuja tippuu kirjanpitoon eri tahoilta, mikä vaikeuttaa niiden hallinnointia ja tuo vain lisää tarpeettomia kuluja.
Älykkääseen asiankirjahallintaan erikoistuneella Document Housella päätettiin katkaista tämä kierre – he päätyivät tilaamaan kaikki yli 50 Microsoft Business Standard -lisenssiään yhdellä laskulla Ohjelmistoja.fi:ltä.
Artikkelissa Document Housen toimitusjohtaja Jarkko Ollikainen kertoo lisää yrityksen toiminnasta, sen kehittämästä Kameleon-työkalusta sekä siitä, miten päätös keskittää Microsoft-lisenssien tilaus Ohjelmistoja.fi:lle on säästänyt sekä vaivaa että euroja.
Kameleon – ohjelmisto, joka tuo älyä asiakirjoihin
Document House tuo älyä asiakirjoihin niin, että ne ovat ohjatusti tallessa, löydettävissä ja sisällöltään organisaation tahdon mukaisia. Yritys perustettiin jo vuonna 1991, joten siellä on nähty asiakirjojen käsittelyn kehitys aina tulostamisesta ja kopiokoneista sähköiseen arkistointiin.
Nykyisin Document Housen kruununjalokivi on sen itse kehittämä ohjelmisto: Kameleon.
Kameleon auttaa organisaatioita pitämään asiakirjansa yhtenäisinä päivittämällä käyttäjille aina viimeisimmät versiot dokumenteista. Asiakirjoihin lisätään myös älykkyyttä, minkä ansiosta ne osaavat tallentua oikeaan paikkaan. Näin parannetaan löydettävyyttä luopumalla huonosti noudatetuista ohjeista ja kansiojärjestelmästä sekä perustamalla arkistointi ohjatusti luotettavaan metadataan. Erityisesti asiakirjojen määrän kasvaessa metadata on kullanarvoinen keino pitää kaikki järjestyksessä ja varmistaa, että oikeat dokumentit löytyvät vaivattomasti oikealla hetkellä.
Kyse ei ole tallennusjärjestelmästä, vaan Kameleon hyödyntää jo olemassa olevia järjestelmiä, kuten SharePointia, toimimalla niiden välissä ikään kuin liimana, luoden saumattomasti toimivan kokonaisuuden.
– Haastavampiin monijärjestelmä-
Lisenssien keskitetty tilaus säästää euroja
Document House siirtyi tilaamaan kaikki Microsoft Business Standard -lisenssinsä Ohjelmistoja.fi:ltä saadakseen lisenssien hallinnan parempaan järjestykseen. Aiemmin lisenssejä oli tilattu usealta eri taholta, ja joukossa saattoi kummitella vielä entisten työntekijöidenkin lisenssejä, joita ei oltu huomattu peruuttaa. Kaiken tämän seurauksena lisenssien määrän ja kustannusten hahmottaminen oli käynyt haastavaksi. Onneksi tilanteeseen oli tarjolla helppo ratkaisu: kaikkien lisenssien siirtäminen Ohjelmistoja.fi:lle.
– Lisenssien tilaaminen yhdestä paikasta yhdelle laskulle helpottaa elämää huomattavasti – niiden määrää on jatkossa myös vaivatonta hallita, Ollikainen toteaa.
– Tämä myös säästää euroja, koska nyt useat eri paikoista tulevat laskut eivät pyöri talon sisällä. Monella ei ehkä käy mielessäkään, kuinka huomattava kustannus lukuisten pienten laskujen pyörittämisestä lopulta koostuu. Yksi lasku kaikille lisensseille tuo selvää säästöä.
Itse lisenssien siirtäminen Ohjelmistoja.fi:lle sujui vaivattomasti, sillä Ohjelmistoja.fi:n asiantuntijat hoitivat tämän prosessin ripeästi ja tarjosivat myös IT-tukea.
Ollikainen on erittäin tyytyväinen Microsoft-lisenssien keskittämiseen Ohjelmistoja.fi:lle:
– He ovat luoneet hyvän ja tehokkaasti skaalautuvan polun tilausten kustannustehokkaaseen hallintaan. Tämä kaikki pienentää omaa hallintataakkaamme ohjelmistojen suhteen. Voin lämpimästi suositella Ohjelmistoja.fi:tä – tulevaisuudessa harkitsemme muidenkin ohjelmistojen hankkimista heiltä.
