Monessa yrityksessä asiakkaiden kanssa keskustellaan jo WhatsAppissa. Myynnin kannalta haaste syntyy silloin, kun viestit jäävät yksittäisen myyjän puhelimeen eivätkä tallennu osaksi muuta asiakastietoa. Kollegat eivät tiedä, mistä asiakkaan kanssa on keskusteltu, ja sovitut asiat täytyy siirtää Pipedriveen käsin.
Pipedriven uusi WhatsApp Business -integraatio tuo WhatsApp-keskustelut suoraan CRM-järjestelmään. Myyjä voi lukea viestejä, vastata asiakkaalle ja tarkastella keskusteluhistoriaa Pipedrivessa. Samalla keskustelu voidaan yhdistää oikeaan henkilöön, kauppaan, liidiin tai projektiin. Integtaatio on saatavissa Growth-lisenssistä alkaen.
Kenelle integraatio sopii?
Pipedriven WhatsApp-integraatio sopii erityisesti yrityksille, joissa WhatsApp on jo tärkeä osa myyntiä, asiakaspalvelua tai olemassa olevien asiakkaiden yhteydenpitoa. Suurimman hyödyn saavat tiimit, joissa saman asiakkaan kanssa työskentelee useita henkilöitä tai joissa keskustelujen dokumentointi CRM-järjestelmään on aiemmin jäänyt myyjien vastuulle.
Integraatio ei poista tarvetta sopia yhteisistä toimintatavoista. Se tarjoaa kuitenkin huomattavasti paremman mahdollisuuden säilyttää WhatsApp-viestit muun asiakastiedon yhteydessä ja tehdä keskusteluista osa suunnitelmallista myyntiprosessia.
Kun WhatsApp-keskustelut, asiakkaan tiedot ja kaupan eteneminen löytyvät samasta paikasta, myyjän ei tarvitse vaihtaa jatkuvasti sovelluksesta toiseen. Samalla asiakas saa nopeammin vastauksen ja myyntitiimillä on parempi käsitys siitä, mitä asiakkaan kanssa on jo sovittu.
Näkeekö koko myyntitiimi keskustelut?
WhatsApp-keskustelut eivät jää enää automaattisesti yhden myyjän henkilökohtaiseen puhelimeen, mutta näkyvyys ei silti tarkoita sitä, että jokainen Pipedriven käyttäjä näkisi kaikki keskustelut. Keskustelujen ja niihin linkitettyjen tietojen näkyvyyteen vaikuttavat myös Pipedriven käyttäjäoikeudet.
Pääkäyttäjä voi osoittaa saman WhatsApp-numeron usealle käyttäjälle. Yhdelle käyttäjälle voidaan kuitenkin osoittaa vain yksi numero. Käyttöönoton yhteydessä kannattaa sopia, ketkä käsittelevät WhatsApp-viestejä, miten numerot jaetaan ja millä tavalla keskustelut linkitetään kauppoihin. Näin esimerkiksi loma-ajan tuuraukset voidaan järjestää ilman, että asiakaskeskustelujen jatkuvuus vaarantuu.
Missä WhatsApp-keskustelut näkyvät Pipedrivessa?
WhatsApp-keskustelut löytyvät Pipedriven Sales Inboxista. Myyjä näkee siellä hänelle osoitettuun WhatsApp-numeroon liittyvät keskustelut ja voi suodattaa esiin esimerkiksi lukemattomat tai vielä linkittämättömät keskustelut.
Keskustelu voidaan avata myös suoraan henkilön tai kaupan tiedoista. Liidiin tai projektiin linkitetyt keskustelut näkyvät vastaavasti kyseisen tietueen omassa WhatsApp-välilehdessä.
Integraation avulla myyjä voi muun muassa:
- lähettää ja vastaanottaa WhatsApp-viestejä Pipedrivessa
- käyttää Metan hyväksymiä viestipohjia
- lähettää kuvia, asiakirjoja, ääntä ja videoita
- kuunnella ääniviestejä suoraan keskustelussa
- tarkistaa, onko viesti lähetetty, toimitettu tai luettu
- ajastaa viestejä myöhempään ajankohtaan
- merkitä keskustelun lukemattomaksi myöhempää käsittelyä varten
- yhdistää keskustelun henkilöön, kauppaan, liidiin tai projektiin.
Näin asiakasviestintä pysyy myyntiprosessin yhteydessä eikä tärkeä tieto jää vain yhden henkilön puhelimeen.
Miten keskustelu yhdistyy oikeaan asiakkaaseen?
Pipedrive pyrkii tunnistamaan saapuvan viestin lähettäjän puhelinnumeron perusteella. Jos numero löytyy yhdeltä Pipedriven henkilöltä, keskustelu yhdistyy tähän henkilöön automaattisesti. Mikäli sama numero on jostain syystä useammalla henkilöllä, käyttäjän täytyy linkittää keskustelu oikeaan tietueeseen käsin.
Tämän jälkeen Pipedrive etsii henkilölle sopivan kaupan, liidin tai projektin. Kaupoissa järjestelmä tarkistaa ensin henkilön uusimman avoimen kaupan, jossa hän on pääasiallinen yhteyshenkilö. Jos sellaista ei löydy, se etsii kauppaa, jossa henkilö on osallistujana. Integraatio huomioi viimeisen kuuden kuukauden aikana suljetut kaupat. Jos henkilöllä on samanaikaisesti esimerkiksi sopiva kauppa ja liidi, Pipedrive ei valitse niiden väliltä automaattisesti, vaan yhdistäminen on tehtävä manuaalisesti.
Keskustelusta voidaan myös luoda uusi henkilö tai kauppa. Niitä ei kuitenkaan luoda automaattisesti pelkän saapuneen viestin perusteella.
On myös tärkeä tietää, että ennen integraation käyttöönottoa lähetettyjä tai vastaanotettuja WhatsApp-viestejä ei synkronoida jälkikäteen Pipedriveen. Integraation hyödyt näkyvät siis kokonaisuudessaan vasta uusissa keskusteluissa.
Milloin tarvitaan hyväksytty viestipohja?
WhatsApp Business Platformissa yritys ei voi aloittaa keskustelua asiakkaan kanssa täysin vapaamuotoisella viestillä. Uuden keskustelun aloittamiseen tarvitaan Metan hyväksymä viestipohja.
Kun asiakas lähettää viestin yritykselle, alkaa 24 tunnin palveluikkuna. Tämän ajan sisällä asiakkaalle voidaan vastata vapaamuotoisesti. Jos asiakkaan viimeisimmästä viestistä on kulunut yli 24 tuntia, keskustelun jatkamiseen tarvitaan jälleen hyväksytty viestipohja.
Pipedrivessa viestipohjia voidaan luoda esimerkiksi tapaamisvahvistuksiin, muistutuksiin, tarjousten seurantaan ja sopimusten uusimiseen. Mallit lähetetään Metan hyväksyttäviksi ennen niiden käyttämistä. Hyväksyntä voi kestää enintään noin 48 tuntia.
Vaikka Pipedrive ei veloita integraatiosta erillistä maksua, Meta saattaa veloittaa WhatsApp Business Platformin kautta toimitetuista viesteistä. Hinta määräytyy muun muassa viestin kategorian ja vastaanottajan maan perusteella. Viestit voidaan luokitella esimerkiksi markkinointi-, hyöty-, tunnistautumis- tai palveluviesteiksi.
Whatsapp-Integraatio on vielä kehityksen alla
Pipedrive kehittää integraatiota koko ajan enemmän asiakkaiden toiveiden mukaan. Esimerkiski kehityspöydällä ovat WhatsApp-automaatiot, mutta nämä ei vielä ole saatavilla. Tulevaisuudessa esimerkiksi on mahdollista lähettää asiakkaalle viestin, kun kaupan vaihe muuttuu.
Whatsapp-integraatio on edelleen beta-vaiheessa, eikä se välttämättä näy automaattisesti kaikissa Pipedrive-ympäristöissä. Jos WhatsApp-integraatiota ei löydy Työkalut ja sovellukset -osiosta, sen saatavuus kannattaa tarkistaa Pipedriven Beta-ohjelmasta.
