Asiakastapaamisissa syntyy paljon arvokasta tietoa. Kaikki olennainen ei kuitenkaan aina päädy Pipedriveen, sillä muistiinpanojen viimeistely ja asiakastietojen päivittäminen jäävät helposti muiden töiden jalkoihin.
Pipedrive Nova on tapaamisiin keskittyvä tekoälytoiminto. Se kokoaa käyttäjälle taustatietoja ennen tapaamista, litteroi keskustelun ja auttaa käsittelemään sovitut asiat tapaamisen jälkeen. Nova ei käy tapaamista myyjän puolesta eikä päivitä asiakastietoja itsenäisesti. Sen tarkoituksena on helpottaa valmistautumista ja vähentää käsin tehtävää kirjaamista. Käyttäjä tarkistaa Novan ehdotukset ennen niiden tallentamista Pipedriveen.
Pipedriven mukaan Nova sisältyy kaikkiin lisenssitasoihin ilman erillistä lisämaksua. Yrityksen pääkäyttäjä voi määritellä käyttäjäkohtaisesti, kenellä Nova on käytössä. Lue lisää tässä artikkelissa Novan ominaisuuksista.
Asiakkaan tilanne nopeasti mieleen ennen tapaamista
Ennen tulevaa tapaamista Pipedrive Nova muodostaa valmistautumiskoosteen Pipedrivessa olevista tiedoista. Se voi hyödyntää esimerkiksi kaupan tietoja, aikaisempia muistiinpanoja, viimeisimpiä aktiviteetteja sekä henkilöön ja organisaatioon liittyvää historiaa.
Jos käyttäjä yhdistää Gmail-tilinsä erikseen Novaan, myös sähköpostit voivat täydentää valmistautumiskoostetta. Pipedriven tavallinen sähköpostisynkronointi ei yksin riitä tähän. Google- tai Outlook-kalenterin tapahtumat voidaan puolestaan tuoda Novaan joko Pipedriven kalenterisynkronoinnin kautta tai yhdistämällä kalenteri erikseen Novaan.
Valmistautumiskoosteesta on hyötyä erityisesti silloin, kun edellisestä tapaamisesta on aikaa tai käyttäjä hoitaa useita asiakkuuksia. Sen sijaan, että koko aktiviteettihistoria pitäisi käydä läpi rivi riviltä, Nova kokoaa tapaamisen kannalta olennaisia asioita samaan näkymään. Esimerkiksi jatkotapaamiseen valmistautuva myyjä voi saada muistutuksen siitä, että asiakkaalle on jo lähetetty tarjous, päätöksentekoon osallistuu myös talousjohtaja ja edellisessä keskustelussa jäi avoimeksi kysymys käyttöönoton aikataulusta.
Koostetta voi mukauttaa omilla ohjeilla. Novaa voidaan pyytää kiinnittämään tulevissa tapaamisissa erityistä huomiota esimerkiksi asiakkaan tavoitteisiin, päätöksentekijöihin, budjettiin tai aikatauluun.
Muistiinpanoja ei tarvitse tehdä kokonaan itse
Pipedrive Nova voi litteroida tapaamisen kahdella eri tavalla. AI Notetaker liittyy Google Meet-, Microsoft Teams- tai Zoom-tapaamiseen näkyvänä osallistujana.
Toinen vaihtoehto on Macille ja Windowsille saatava Nova Companion -sovellus. Se tallentaa tietokoneen äänen ilman, että tapaamiseen liittyy erillistä bottia.
Nova Companion tukee Pipedriven mukaan myös muita tietokoneella käytettäviä VoIP-palveluita. Puhelun tai tapaamisen pitää kuitenkin näkyä Novassa etukäteen. Sen tulee olla joko synkronoidussa kalenterissa tai Pipedrive-aktiviteettina, jonka Nova käsittelee tapaamisena. Novan asetuksista voidaan valita, mitkä Pipedriven aktiviteettityypit tuodaan Novaan.
Zoomissa, Teamsissa ja Google Meetissä Nova pystyy tunnistamaan puhujat nimeltä. Muissa VoIP-puheluissa puhujat voidaan merkitä yleisemmin esimerkiksi isännäksi ja osallistujaksi, joten puhujien tunnistus voi olla epätarkempi.
Nova Companionilla voi litteroida myös lähitapaamisen, jos tietokoneen mikrofoni kuulee keskustelun riittävän hyvin. Tarvekartoituksessa käyttäjän ei näin tarvitse yrittää kirjoittaa jokaista asiakkaan vastausta samanaikaisesti muistiin. Hän voi keskittyä keskusteluun ja tarkistaa tapaamisen jälkeen litteroinnista, miten jokin asia ilmaistiin. Aikakoodit helpottavat palaamista keskustelun oikeaan kohtaan.
On tärkeä muistaa, että litteroinnista on aina kerrottava tapaamisen osallistujille asianmukaisesti. Novassa voidaan määrittää, miten osallistujille ilmoitetaan litteroinnista ja miten heidän suostumuksensa tai kieltäytymisensä käsitellään. Vastuu lainsäädännön, yrityksen omien ohjeiden ja osallistujien valintojen noudattamisesta on kuitenkin tapaamisen järjestäjällä.
Sovitut asiat selkeäksi yhteenvedoksi tapaamisen jälkeen
Tapaamisen jälkeen Pipedrive Nova muodostaa litteroinnin perusteella yhteenvedon. Siihen voi sisältyä keskustelun keskeisiä havaintoja, sovittuja jatkotoimia, mahdollisia riskejä ja suositeltuja seuraavia vaiheita.
Jos asiakas esimerkiksi lupaa toimittaa käyttäjälistan perjantaihin mennessä ja myyjä puolestaan uuden tarjouksen maanantaina, Nova voi tunnistaa molemmat sovituiksi jatkotoimiksi. Käyttäjän ei tarvitse palauttaa tapaamisen kulkua jälkikäteen kokonaan mieleensä tai etsiä yksittäisiä kirjauksia omista muistiinpanoistaan.
Pipedriven nykyisessä ohjeessa jatkotoimet näkyvät Novan tapaamisen jälkeisessä yhteenvedossa. Ohje ei kuitenkaan kerro, että Nova loisi niiden perusteella automaattisesti uusia Pipedrive-aktiviteetteja. Sovitut tehtävät kannattaa siis tarkistaa ja tarvittaessa lisätä aktiviteeteiksi Pipedriveen.
Yhteenvetojen pituutta ja tyyliä voidaan mukauttaa. Käyttäjä voi valita tiiviin tai yksityiskohtaisemman koosteen ja määritellä, mitä asioita siinä painotetaan. Tapaamisen yhteenveto voidaan tallentaa muistiinpanoksi siihen liitetylle kaupalle, henkilölle tai organisaatiolle.
Tapaamisen tiedot Pipedriveen hallitusti
Pipedrive Nova voi ehdottaa keskustelun perusteella muutoksia Pipedriven tietokenttiin. Ehdotus voi koskea esimerkiksi kaupan tietokenttää, arvioitua voittamispäivää, tunnistetta tai henkilön ja organisaation yhteystietoja.
Jos asiakas kertoo päätöksen siirtyvän seuraavalle kuukaudelle tai antaa tapaamisessa uuden puhelinnumeron, Nova voi ehdottaa tiedon päivittämistä. Nykyinen ja ehdotettu arvo näytetään rinnakkain. Käyttäjä voi hyväksyä vain ne muutokset, jotka hän haluaa tallentaa.
Nova ei siis muuta CRM-tietoja automaattisesti. Tämä on tärkeää myös tiedon laadun kannalta, sillä tekoälyn tulkinta voi joskus olla puutteellinen tai virheellinen. Ehdotukset kannattaa tarkistaa samalla huolellisuudella kuin itse kirjoitetut muistiinpanot.
Nova on lähtökohtaisesti käytössä kaikilla Pipedrive-käyttäjillä. Ensimmäisellä käyttökerralla käyttäjä käy läpi ohjatun käyttöönoton, jossa hyväksytään käyttöehdot ja määritellään esimerkiksi kalenteri-, sähköposti- ja kokousasetukset. Pääkäyttäjä voi ottaa Novan käyttöön tai poistaa sen käytöstä yksittäiseltä käyttäjältä kohdassa Asetukset > Käyttäjien hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet. Nova muodostaa yhden käyttöoikeuskokonaisuuden, joten sen eri toimintoja ei voi jakaa käyttäjälle erillisinä käyttöoikeuksina.
Novan käytännön hyöty syntyy siitä, että tapaamiseen liittyvät tiedot kulkevat valmistautumisesta jälkitoimiin samassa kokonaisuudessa. Käyttäjän aikaa säästyy, mutta asiakastietojen oikeellisuus ja lopulliset päätökset säilyvät edelleen ihmisellä.
