Kun Louhi Oy päätti uudistaa projektien hallinnan, tavoitteena ei ollut pelkästään korvata vanhaa järjestelmää uudella. Tavoitteena oli luoda yhtenäinen toimintamalli koko organisaatiolle, automatisoida rutiinityötä ja parantaa johdon näkyvyyttä käynnissä olevaan työhön.

Saashopin asiantuntijoiden avulla Louhi otti käyttöön Asana-alustan, joka rakennettiin tukemaan yrityksen toimintatapoja sekä nykyisiä että tulevia tarpeita.

Sujuva siirtymä vanhasta järjestelmästä

Yksi projektin tärkeimmistä tavoitteista oli varmistaa, että siirtyminen vanhasta projektinhallintajärjestelmästä tapahtuu hallitusti ilman, että arvokasta tietoa tai projekteja katoaa matkan varrella.

Saashop suunnitteli ja toteutti projektien migraation vanhasta järjestelmästä Asanaan, minkä ansiosta käyttöönotto eteni nopeasti ja liiketoiminta pystyi jatkamaan toimintaansa ilman merkittäviä häiriöitä.

Samalla käytiin läpi yrityksen projektinhallinnan käytännöt ja määriteltiin yhdessä koko organisaation yhteiset toimintatavat Asanan käyttöön.

Yhtenäiset toimintamallit koko organisaatiolle

Käyttöönoton yhteydessä Louhelle rakennettiin kaksi keskeistä projektimallia, joiden avulla erilaiset työtehtävät ja projektit voidaan hallita yhdenmukaisella tavalla.

Projektimallien avulla kaikki työ noudattaa samaa rakennetta, mikä mahdollistaa keskitetyn seurannan ja tehokkaan johdon raportoinnin. Organisaation johto saa reaaliaikaisen näkymän työn etenemiseen ilman erillisiä raportointiprosesseja tai manuaalista tiedon keräämistä.

Louhen johdolle Asanasta on tullut tärkeä hallitustyöskentelyn työkalu ja strategisiaprojekteja seurataan hallituksen kokouksissa omasta portfoliostaan. Erillisestä M&A portfoliosta seurataan yrityskauppojen etenemistä. Hallituksen jäsenet eivät käytä Asanaa, mutta heille raportoidaan Asanan porfolioiden kautta. 

Automaatio poisti virheet ja turhan työn

Saashop ja Louhi rakensivat yhdessä projektimalleihin Asanan automaatiot ja tietokentät, jotka varmistavat, että projektien tiedot täyttyvät aina oikealla tavalla ja että raportointiin tarvittavat tiedot löytyvät yhdenmukaisesti kaikista projekteista. Työntekijöiden ei tarvitse muistaa merkitä kaikkia tietoja, vaan ne hoituu Asanan helppokäyttöisten automaatioiden kautta.

Automaatioiden ansiosta raportointinäkymien laatu parani ja projektien seurannasta tuli luotettavampaa.

Asana osaksi muuta ohjelmistoarkkitehtuuria

Jotta Asanasta saatiin täysi hyöty irti, se integroitiin myös Louhen olemassa oleviin järjestelmiin. Näin projektinhallinta ei jäänyt erilliseksi työkaluksi, vaan siitä tuli luonteva osa yrityksen päivittäistä ohjelmistoarkkitehtuuria ja liiketoimintaprosesseja.

Integraatioiden ansiosta tiedonkulku eri järjestelmien välillä toimii saumattomasti ja käyttäjät voivat hyödyntää Asanaa osana normaalia työnkulkuaan. Asana integroituu ilman lisäkustannuksia lukuisten yleisimpien ohjelmistojen kanssa, eikä koodaamista tarvittu.

Asiakkaan kommentti

”Saashopin avulla pystyimme siirtämään projektimme vanhasta järjestelmästä Asanaan hallitusti ja samalla uudistamaan koko tapamme johtaa projekteja. Yhteisesti suunnitellut toimintamallit, automaatiot ja raportointiratkaisut ovat parantaneet näkyvyyttä koko organisaation tekemiseen. Statuspäivitykset portfolioille on mun juttu ja se on auttanut paljon tarvittavassa raportoinnissa. Asana on nyt keskeinen osa päivittäistä toimintaamme ja integroitunut sujuvasti muihin järjestelmiimme.”

Mika Paavola

Louhen Asana-hanke osoittaa, että onnistunut käyttöönotto on paljon enemmän kuin uuden ohjelmiston käyttöönotto. Parhaimmillaan se on mahdollisuus yhtenäistää toimintatavat, automatisoida rutiinit ja rakentaa organisaatiolle parempi näkyvyys kaikkeen tehtävään työhön.