Nykyaikainen projektinhallinta ja inhimillisen pääoman strateginen johtaminen kulkevat käsi kädessä. Kun resursointi tehdään oikein, se parantaa tehokkuutta ja suojelee tiimiä uupumukselta sekä varmistaa organisaation kilpailukyvyn. Tässä artikkelissa pureudumme siihen, miksi Asana on markkinoiden johtava työkalu resurssien hallintaan ja miten rakennat kestävän prosessin sen ympärille.
Projektipäällikön suurin haaste on usein näkymättömyys. Emme näe, kuinka paljon työtä ihmisillä todellisuudessa on eri projektien välillä, jolloin resursointi on parhaimmillaankin valistunutta arvaamista. Asana muuttaa tämän asetelman tekemällä kapasiteetista näkyvää ja mitattavaa dataa, joka päivittyy reaaliajassa työn edetessä.
Resursointi projektinhallinnan keskiössä
Resursoinnilla tarkoitetaan prosessia, jossa yrityksen voimavarat ja erityisesti asiantuntijoiden aika sovitetaan yhteen strategisten tavoitteiden kanssa. Se toimii siltana ylätason suunnitelmien ja käytännön toteutuksen välillä.
Kun projektinhallinta ja resursointi eriytetään toisistaan esimerkiksi erillisiin taulukko-ohjelmiin, syntyy väistämättä tietokatkoksia. Suunnitelmat muuttuvat jatkuvasti ja staattinen resursointisuunnitelma on vanhentunut usein jo ennen kuin se on valmis. Asanan vahvuus on siinä, että resursointi elää suoraan siellä missä työ tapahtuu. Kun tehtävän määräaika siirtyy, se heijastuu välittömästi resurssinäkymään ilman manuaalista päivitystyötä.
Asanan edut ja resursoinnin uudet mahdollisuudet
Asana erottuu perinteisistä työkaluista kyvyllään tarjota sekä tarkkaa mikrotasoa että laajaa yleiskuvaa samanaikaisesti. Tässä on kaksi kriittistä ominaisuutta, jotka nostavat Asanan muiden työkalujen yläpuolelle.
Universal Workload ja työkuorma ilman siiloja
Suurin osa työkaluista näyttää työkuorman vain yhden projektin sisällä. Tämä on ongelmallista asiantuntijaorganisaatioissa, joissa työntekijät jakavat aikansa usean eri projektin ja tiimin kesken. Asanan Universal Workload kokoaa yhteen kaiken työn, joka tiimin jäsenelle on osoitettu. Tämä poistaa sokeat pisteet ja antaa esimiehille todellisen kuvan siitä, onko joku todella vapaa uuteen tehtävään.
Dynaaminen kapasiteetin hallinta ja tehtävien painotus
Pelkkä tehtävien lukumäärä ei kerro totuutta todellisesta kuormituksesta. Viisi pientä tarkistustehtävää voi viedä vähemmän aikaa kuin yksi laaja strateginen suunnittelukokonaisuus. Asanassa voit määrittää tehtäville painoarvon kuten arvioidut työtunnit. Kun asetat jokaiselle työntekijälle viikoittaisen kapasiteetin, järjestelmä visualisoi tilanteen selkeästi. Punainen väri ilmoittaa heti, jos varaukset ylittävät käytettävissä olevan ajan.
Ennakoiva johtaminen ja pullonkaulojen tunnistaminen ajoissa
Resursoinnin suurin hyöty ei ole menneen tarkastelu vaan tulevaisuuden ennustaminen. Kun projektit on aikataulutettu Asanan aikajanalle ja resursoitu oikein, mahdolliset pullonkaulat voidaan tunnistaa jo viikkoja ennen niiden syntymistä.
Jos esimerkiksi huomataan, että graafikko on ylikuormitettu kolmen viikon kuluttua alkavassa kampanjassa, projektipäälliköllä on aikaa reagoida. Tehtäviä voidaan priorisoida uudelleen tai määräaikoja siirtää. Tämä poistaa perinteisen tulipalojen sammuttamisen ja tekee työkulttuurista hallitumman.
Viisi askelta onnistuneeseen resursointisuunnitelmaan
Asiantuntijana suosittelen seuraavaa viisivaiheista prosessia, kun otat resursointia käyttöön Asanassa.
- Määrittele osaaminen ja kapasiteetti. Tunnista tiimisi jäsenten todellinen kapasiteetti ja huomioi, että tilaa on jäätävä myös hallinnolle.
- Luo standardi tehtävien arviointiin. Sopikaa yhteiset pelisäännöt sille, miten työmäärää arvioidaan, jotta data on vertailukelpoista.
- Priorisoi portfoliotasolla. Käytä Asana Portfolioita ryhmittelemään projektit, mikä auttaa hahmottamaan kriittisimmät hankkeet.
- Tarkasta kuormitus viikoittain. Tee Workload-näkymän tarkastamisesta rutiini ja osa tiimin viikkopalavereita.
- Viesti ja säädä aktiivisesti. Käytä Asanan kommentointimahdollisuutta keskustellaksesi kuormituksesta suoraan tehtävien tasolla.
Yhteenveto ja resursointi matkana kohti parempaa tehokkuutta
Resursointi ja projektinhallinta eivät ole kertaluonteisia suorituksia vaan jatkuvaa hienosäätöä ja tasapainoilua. Strateginen resursointi Asanalla antaa organisaatiollesi mahdollisuuden siirtyä reaktiivisesta tekemisestä proaktiiviseen suunnitteluun. Se varmistaa projektien valmistumisen ajallaan ja toimii samalla merkittävänä työkaluna työhyvinvoinnin johtamisessa.
Kun tiimillä on selkeä kuva odotuksista ja riittävästi aikaa suoriutua tehtävistään laadukkaasti, koko organisaation suorituskyky nousee uudelle tasolle. Datan ja visuaalisuuden avulla poistat arvailun ja teet päätöksiä, jotka perustuvat todelliseen kapasiteettiin ja tosiasioihin.
SaaShop on virallinen Asana Solution Partner ja apunasi käyttöönotossa
Me SaaShopilla olemme virallinen Asana Solution Partner. Ymmärrämme, että uuden työkalun tai toimintatavan käyttöönotto vaatii muutakin kuin pelkän ohjelmiston, ja siksi tarjoamme asiantuntemusta ja tukea prosessien hiomiseen.
Autamme organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti Asanan Resource Management -ominaisuuksista ja rakentamaan teille parhaiten sopivat työnkulut. Autamme myös muutenkin kaikissa Asanaan liittyvissä asioissa, kuten teknisessä tuessa, koulutuksissa ja kokonaisvaltaisessa projektinhallinnan kehittämisessä.
Haluatko nostaa projektinhallintanne seuraavalle tasolle? Ota yhteyttä meihin ja katsotaan yhdessä, miten Asana ja ammattimainen resursointi voivat tukea tiimisi menestystä.
