“Ohjelmistojen keskittämättä jättäminen on rehellistä ajan hukkaa.”
Tapasimme ennen juhannusta tilitoimisto Taloustaivaan operatiivisen johtajan Otto Saarimaan ja juttelimme tilitoimiston arjesta sekä kuittirumbasta. Taloushallinnon konkarille asiakkaiden kuittien metsästys on tullut vuosien varrella tutuksi. Saarimaa painottaa, että hukassa olevat kuitit vievät yllättävän paljon taloushallinnon ammattilaisen resursseja. Pahimmillaan muutaman euron kuitin löytämiseen menee tunti asiakkaan ja tilitoimiston aikaa. Tähän on viime vuosina onneksi löytynyt ratkaisu: ohjelmistojen keskittäminen.
Saarimaa on osa tilitoimisto Taloustaivaan reilun kymmenen hengen tiimiä. Taloustaivas on täyden palvelun taloushallinnon talo pääkaupunkiseudulla. Heidän tiiminsä hoitaa usean pk-yrityksen kirjanpitoa, palkanlaskentaa, talouskonsultointia ja tarjoaa muita taloushallinnon palveluita.
Taloustaivas on keskittänyt kaikki ohjelmistonsa SaaShopille ja suosittelee samaa myös asiakkailleen. Saarimaa painottaa, että ohjelmistojen keskittäminen on ehdottomasti järkevä ratkaisu jokaiselle yrittäjälle. Tilitoimiston näkökulmasta prosessi toimii niin paljon mutkattomammin, kun kaikki ohjelmistokuitit ovat yhdellä laskulla.
Keskittämällä ohjelmistot SaaShopille, yritys saa yhden verkkolaskun ja kuluraportin kaikista ohjelmistoista. Ohjelmistoja ei enää veloiteta työntekijöiden luottokorteilta tai erillisiltä laskuilta. Palvelun käyttö on täysin ilmaista ja ohjelmistot maksavat saman verran kuin aikaisemminkin. Kuluraportilta näkee helposti ohjelmistojen kokonaiskustannukset, ja yrittäjä pysyy perillä siitä, kuinka paljon ohjelmistot vuosittain maksavat.
Taloustaivaan asiakkaista jo kolmekymmentä on päättänyt keskittää ohjelmistonsa SaaShopille. Yleensä asiakkaat alkavat harkita keskittämistä, kun ohjelmia on viisi tai enemmän. Saarimaa kuitenkin suosittelee ohjelmistojen keskittämistä jo ensimmäisestä hankinnasta lähtien. Ohjelmistoja kertyy nopeasti useampia, ja keskittäminen on helppo ottaa käyttöön alusta alkaen.
“Miksi kaikki yrittäjät eivät ottaisi tätä palvelua käyttöön?” ihmettelee Saarimaa. “Se ei maksa mitään yrittäjälle.” Sen sijaan palvelu säästää kaikkien aikaa ja rahaa.
Kuittien keskittäminen paransi taloushallinnon asiantuntijan maailmaa
Ohjelmistojen keskittämisellä on suora vaikutus Taloustaivaan ja tilitoimiston asiakkaiden työmäärään. Muutaman euron laskun takia voidaan pahimmillaan käyttää tunti asiakkaan ja taloushallinnon ammattilaisen aikaa – sähköpostikeskustelut ja kuittien kaivaminen järjestelmistä mukaan lukien.
“Kuittien keskittäminen on yleisesti maailmaa parantava asia,” hehkuttaa Saarimaa ja jatkaa: “Ohjelmistojen kuitit ovat olleet murheenkryyni tilitoimistoille jo monta vuotta.”
Ohjelmistoyritykset ovat harvoin suomalaisia, ja kuittikäytännöt vaihtelevat paljon maittain. Usein kuiteista puuttuu ALV-tiedot, valuutta ei ole euroina, ja verotuskäytännöt eroavat kotimaan tavoista. Tyypillisesti ohjelmistomaksu veloitetaan suoraveloituksena jonkun yksittäisen työntekijän luottokortilta.
“SaaShopin palvelu ratkaisee tämän asian hienosti,” kertoo Saarimaa.
Saarimaan mielestä heidän asiakkaille on SaaShopin palvelusta pelkästään hyötyä. Tilitoimisto saa SaaShopilta yhden laskun kaikista ohjelmistoista. Kuitti tulee suoraan kirjanpitäjälle, eikä asiakkaan tarvitse etsiä ja välittää kuittia eteenpäin.
Saarimaan mukaan kuukausitasolla säästetään tunteja tilitoimiston ja yrittäjän aikaa. “Kun olen seurannut vierestä, miten tämä homma toimii, tuntuu uskomattomalta, että joku ei vielä ole ottanut palvelua käyttöön. Se on rehellistä ajan hukkaa.”
Taloustaivaan ja SaaShopin yhteistyö lähti liikkeelle CRM-koulutuksella
Taloustaivas tutustui SaaShopiin verkostojensa kautta, ja heidän yhteistyönsä lähti liikkeelle CRM:n käyttöönotosta. Ensin laitettiin Taloustaivaalle uusi CRM,
Pipedrive, kuntoon, ja kuittien keskittäminen seurasi perässä.
“SaaShopin Markus veti aikoinaan loistavan Pipedrive-koulutuksen meille,” kertoo Saarimaa. Kiitos Markuksen koulutuksen, Saarimaa innostui käyttämään uutta CRM:ää ja kutsuu itseään nykyään Pipedrive-guruksi. Hyvä koulutus rohkaisi ja kannusti ottamaan ohjelmiston oikeasti käyttöön tilitoimiston arjessa.
Saarimaa mukaan myös heidän asiakkaansa ovat kiitelleet SaaShopin tapaa ottaa koko homma haltuun. Keskittäminen on tehty helpoksi, ja tarvittaessa samasta talosta saa apua ohjelmistojen käyttöön. Ja aina selvällä suomen kielellä. Myös eri ohjelmistojen integraatiot onnistuvat SaaShopilta.
“Yhteenvetona voin sanoa, että olen koko taloon tyytyväinen. Yhteistyö on ollut aina mutkatonta, niin asiakkaana kuin yhteistyökumppanina,” toteaa Saarimaa.
