Coupa on globaalisti toimiva yritys, joka hallinnoi yritysten kulutusta yli 3 000 asiakkaan osalta, yhteisarvoltaan useita biljoonia dollareita. Sen Value Services -yksikkö (noin 1 000 työntekijää) tarvitsi yhtenäisen tavan hallita ja priorisoida projekteja, kun eri tiimien käyttämät työkalut, kuten taulukot ja erilliset järjestelmät, aiheuttivat tiedonkulun katkeamista ja ylimmän johdon näkyvyyden puutetta.
Asanan käyttöönotto ratkaisuna
Vuonna 2020 perustettu PMO (Project Management Office) valitsi Asanan keskeiseksi työvälineeksi työn hallintaan ja priorisointiin. Asana toi läpinäkyvyyttä, yhtenäisyyttä ja ehkäisi päällekkäisten töiden syntymistä — kaikki projektit ja työpyynnöt käsitellään nyt yhden järjestelmän kautta.
Prosessit kuntoon – priorisointi ja tiekartta
Asana-lomake toimii nykyään työpyyntöjen sisäänottoprosessina. Lomakkeella kerätään esimerkiksi projektiin liittyvät tiedot, sponsori, tiimit, aikataulu ja miten työ liittyy strategisiin tavoitteisiin — ja annetaan sille prioriteettipisteet. Näin PMO voi objektiivisesti järjestellä ja käynnistää projekteja. Ylimmän johdon näkyvyyttä parantaa organisaation laajuinen tiekartta, jossa projektien tilanne, tavoitteet ja aikataulut ovat selkeästi nähtävissä oman dashbordinsa kautta.
Seuranta ja raportointi reaaliajassa
Projektit lisätään Asanassa automaattisesti “in-flight”-portfolioon, josta nähdään niiden tila, vastuuhenkilöt ja määräajat. PMO-tiimi julkaisee kahden viikon välein edistymisraportit, joissa kuvataan saavutukset, esteet ja seuraavat vaiheet. Lisäksi he hyödyntävät dashboardeja, jotka näyttävät aktiivisten projektien määrän, niiden tilastot ja ajassa pysymisasteet. Valmiit projektit siirretään “completed projects” -portfolioon.
Tulos: tehokkuutta ja mittavat aikavarat säästöön
Kolmen vuoden aikana Coupa saavutti Asanan avulla uskomattoman +658 %:n aikasäästön: arviolta 135 työpäivää vuodessa vapautui, kun työ ei enää rönsyile eri tiimeissä. Lisäksi johtoryhmälle avautui selkeä yleiskuva organisaation roadmapista ja projektien onnistumisesta.
