Asiakirjojen sisältöjen ja tietojen hallinta on jokaisen yrityksen ja tiimin arkinen realiteetti. Onko viimeisin versio hukassa ja aikaa kuluu turhaan tiedostojen kaiveluun? Löytyykö dokumenteista niin monta versiota, että lopulta sisältö alkaa elämään omaa elämäänsä? Ohjelmistoja.fi:n asiakkaan ja yhteistyökumppanin Document House Oy:n ohjelmisto Kameleon 365 ratkaisee asiakirjojen sisältöjen hallintaan liittyvät yleisimmät ongelmat.
Tieto- ja asiantuntijatyön yksi suurimmista aikasyöpöistä on asiakirjojen kuten tarjousten, esitysten ja sopimusten viimeisimpien versioiden etsiminen ja sisältöjen päivittäminen. Monessa yrityksessä tiedostoista liikkuu eri versioita, jotka pahimmillaan aiheuttavat väärän informaation leviämistä ja jopa tietoturvariskejä. Kotimainen Document House Oy tarjoaa IT- ja ohjelmistoratkaisuja, ja on keskittynyt ratkaisemaan asiakirjojen sisällön käsittelyyn liittyvät ongelmat yritysten arjesta.
“Yrityksissä menee valtavasti aikaa hukkaan uusimmalla sisällöllä varustettujen esitysten ja asiakirjojen etsimiseen ja toisaalta samaa työtä tehdään useaan kertaan, jos niitä ei löydy. Riskinä on myös, että dokumenttien sisältö lähtee elämään omaa elämäänsä, eikä yritys enää pääse vaikuttamaan niiden sisältöön tai edes tiedä mitä viimeisimmät versiot sisältävät”, Document Housen toimitusjohtaja Jarkko Ollikainen kuvaa.
“Ratkaisuna toimii Kameleon 365, joka pitää asiakirjasisällöt tehokkaasti ajan tasalla. Microsoft 365 -ympäristössä toimivat yritykset saavat Kameleonin avulla lisää arvokasta aikaa, ja samalla sekä työtapoja että prosesseja voidaan yhtenäistää.”
Tietoturvallinen työtä tehostava ja helpottava ratkaisu
Asiakirjojen laadun vaihteluun niin sisällön kuin nimeämisen osalta liittyy suuressa osaa yrityksistä huomattavia haasteita. Etätyön yleistyttyä asiakirjoja saattaa myös jäädä omalle koneelle tai henkilökohtaisiin pilvipalveluihin, jolloin tieto ei ole muun organisaation käytettävissä. Kameleon 365 toimii automaattisena tiedon lähettiläänä järjestäen asiakirjat halutulla sisällöllä organisaatiolle. Asiakirjojen oikea nimeäminen ja tietoturvallinen metadatan hallinta toteutuu samalla automaattisesti.
“Asiakirjojen informaation (ja informaatiohistorian, kuten muokkaushistorian) hallinta on tietoturvan kannalta ehdotonta jokaiselle yritykselle. Se voi ennaltaehkäisynä pelastaa vakaviltakin seurauksilta” Ollikainen huomauttaa ja jatkaa: “Performanssin lisääminen organisaatioissa on Kameleon 365 -ohjelman ensisijainen tehtävä, ja samalla metadatan automaattinen käsittely auttaa tallennusprosesseissa ja osaltaan poistaa turhia riskejä.”
Kameleon 365 yrityksesi kasvun ja kehityksen tukena
Tiedon hajautumisen ja löydettävyyden haasteet kasvavat tiimien ja yrityksen kasvaessa. Sisällönhallintaan liittyvien prosessien haasteet vaikeuttavat myös kehitystä.
“Jotta toimintaa voidaan kehittää on määritettävä toimintatavat ja pystyttävä vakioimaan tekemistä. Tämä korostuu entisestään kun yritys kasvaa”, Ollikainen summaa. Hän jatkaa:
“Toinen aspekti tässä on se, että kehittyvässä organisaatiossa viestittävän sisällön tulee olla sitä parasta mahdollista. Etulinjan asiakastyötä tekevillä työntekijöillä on usein paljon hiljaista tietoa, joka ei päädy koko yrityksen tietoon, ellei sisällönhallinnan ja jakelun prosessia ole mietitty.”
Kun prosessi ja työkalut ovat kunnossa, pystyvät kaikki luomaan helposti tasalaatuista ja brändin mukaista sisältöä, jonka tiedot ovat ajan tasalla.
Kameleon 365 toimii Microsoft-ympäristössä ja hyödyntää automaatiota. Suosittelemme ohjelmistoa erityisesti työssään paljon Word-, PowerPoint- ja Excel-asiakirjoja käyttäville Microsoft 365 -asiakkaillemme.
