Pipedriven käyttöönotto voi tuntua haastavalta ja ylitsepääsemättömältä, mutta oikealla opastuksella voit räätälöidä tämän tehokkaan CRM:n yrityksesi tarpeisiin. Pipedrivea kuvataankin usein helppokäyttöiseksi ja myyjien näköiseksi, sillä onhan se myyjien kehittämä järjestelmä myyjille.
Tämä tee-se-itse-opas on suunniteltu antamaan sinulle mahdollisuus ottaa Pipedriven käyttöönotto haltuusi. Se tarjoaa vaiheittaisia ohjeita ja käytännön vinkkejä prosessin sujuvaan onnistumiseen.
Käymme läpi kaiken tilin konfiguroinnista ja myyntiputken mukauttamisesta tietojen tuontiin ja tiimien koulutukseen. Tällä varmistetaan, että hyödynnät Pipedriven koko potentiaalin. Muuta myyntiprosessejasi ja tehosta toimintaanne, yksi konfiguraatio kerrallaan.
Millainen on tyypillinen Pipedriven käyttöönotto?
Ei ole olemassa yhdenlaista käyttöönottoa, vaan jokainen käyttöönotto on yrityksen näköinen. Tyypilliset Pipedriven käyttöönotto -vaiheet voivat vaihdella yrityksen ja projektin tarpeista ja monimutkaisuudesta riippuen. Yleinen viitekehys sisältää kuitenkin seuraavat vaiheet:
- Suunnittelu ja kartoitus
- Konfigurointi ja mukauttaminen
- Tietojen siirto ja puhdistus
- Käyttäjäkoulutus ja omaksuminen
- Käyttöönotto ja seuranta
- Jatkuva optimointi ja tuki
Seuraavaksi avaamme näitä kuutta kohtaa tarkemmin sekä käyttöönoton että muutosjohtamisen näkökulmasta.
1. Suunnittelu ja kartoitus
Alussa luodaan perusta koko Pipedrive käyttöönotto -projektille. Strateginen suunnittelu on avainasemassa. Tunnista, miksi Pipedrive otetaan käyttöön ja mitä konkreettisia tavoitteita halutaan saavuttaa. Halutaanko yrityksessänne esimerkiksi parantaa myyntiprosessin läpinäkyvyyttä tai lyhentää nykyistä myyntisykliä?
Tunnista avainhenkilöt ja sidosryhmät. Osallista heidät prosessin alusta alkaen, jotta heistä tulee muutoksen omistajia. Määrittele heidän roolinsa ja vastuunsa: Kuka on projektin johtaja? Kuka on vastuussa datasta? Luo projektille ja käyttöönotolle aikataulu.
2. Konfigurointi ja mukauttaminen
Tässä vaiheessa Pipedrive räätälöidään vastaamaan yrityksen tarpeita. On tärkeää määritellä muun muassa käyttäjäroolit, myyntiputket ja työnkulut sekä mahdolliset tietokentät, joita Pipedrivessa voi muokata. Nämä vaiheet tulee suunnitella yhdessä myyntitiimin kanssa, jotta työnkulut vastaavat heidän todellisia tarpeitaan.
Viestintä on tärkeää, jotta uusi ohjelmisto saadaan käyttöön sujuvasti. Tiedota tiimiä säännöllisesti käyttöönoton edistämisestä ja siitä, miten järjestelmä tulee muuttamaan heidän työtään. Anna heidän vaikuttaa konfiguraatioihin, sillä osallistaminen lisää sitoutumista ja vähentää vastustusta.
3. Tietojen siirto ja puhdistus
Tietojen siirto on usein työläin vaihe. On tärkeää, että nykyiset asiakastiedot puhdistetaan ja valmistellaan huolellisesti ennen niiden tuontia Pipedriveen. Tämä vaihe vaatii tarkkuutta ja järjestelmällisyyttä. Asiantuntijoillakin voi mennä useampi työpäivä tietojen läpikäymiseen ennen tietojen vientiä, jotta tietojen vienti onnistuu mahdollisimman sujuvasti.
Puhtaat tiedot takaavat, että myyjät voivat luottaa järjestelmään heti alusta alkaen, mikä edistää käyttöönoton onnistumista.
4. Käyttäjäkoulutus ja omaksuminen
Tämä on vaihe, jossa Pipedrive-järjestelmä viedään käytäntöön. Järjestä kattavat koulutukset kaikille käyttäjille. Pipedrive tarjoaa laajoja oppaita ja koulutusmateriaaleja, joita voi hyödyntää. Koulutuksen tulee olla käytännönläheistä ja vastata käyttäjien päivittäisiin haasteisiin.
Keskity ihmisten johtamiseen. Ymmärrä työntekijöiden mahdolliset pelot ja epävarmuudet. Tarjoa jatkuvaa tukea ja kannusta kysymään apua. On tärkeää luoda kulttuuri, jossa järjestelmän käyttö on itsestäänselvyys ja osa päivittäistä työtä. Muista palkita onnistumisista ja motivoida.
5. Käyttöönotto ja seuranta
Kun järjestelmä on otettu käyttöön, on aika seurata sen käyttöä. Seuraa mittareita, kuten myyntiputken täyttöastetta ja kauppojen sulkemisaikaa. Tarkasta, miten työnkulut toimivat käytännössä ja missä on vielä parannettavaa.
Kerää palautetta käyttäjiltä ja tee tarvittavat säädöt nopeasti. Nopea reagointi parantaa käyttäjäkokemusta ja osoittaa, että heidän panoksensa on tärkeä. Juhlista onnistuneita siirtymiä uuteen järjestelmään.
6. Jatkuva optimointi ja tuki
Pipedriven käyttöönotto ei pääty käyttöönotto – tai koulutuspäivään. Se on jatkuva prosessi. Seuraa ja hienosäädä työnkulkuja ja konfiguraatioita liiketoiminnan muuttuvien tarpeiden mukaan. Tarjoa jatkuvaa tukea ja päivitä koulutusmateriaaleja tiimillesi tarpeen mukaan.
Ylläpidä sopeutumiskykyä. Jatkotoimenpiteet, kuten säännölliset palaverit ja käyttäjäpalautteen kerääminen varmistavat Pipedriven pysyvän tehokkaana työkaluna ja tukevan yrityksen tavoitteita pitkällä aikavälillä. Kun järjestelmää optimoidaan jatkuvasti, se on aidosti hyödyllinen sitouttaen käyttäjät.
Yhteenveto
On tärkeää huomata, että nämä vaiheet voivat olla päällekkäisiä tai toistuvia koko projektin ajan ja myös itse projektin jälkeen. Onnistunut Pipedrive CRM:n käyttöönotto edellyttää huolellista suunnittelua, tehokasta viestintää, muutosjohtamista ja jatkuvaa yhteistyötä käyttöönotto-tiimin ja loppukäyttäjien välillä.
Mikäli haluat kysyä apua asiantuntijoiltamme Pipedriven käyttöönottoon ja koulutuksiin, ota yhteyttä ja autamme sinua saamaan kaiken irti Pipedrivesta ensiaskeleista lähtien. Me SaaShopilla teemme myös yksilöityjä Pipedriven käytöönottoja sekä erilaisia koulutuksia Pipedriveen liittyen.
