Yrityksen kirjanpito koki mullistavan muutoksen siinä kohtaa, kun paperisten kuittien manuaalinen käsittely vaihtui digitaaliseen versioon. Kuittien määrä on monessa yrityksessä edelleen päätä huimaava, eikä kuittirumbaan liittyvät ongelmat ole poistuneet, vaikka kuiteille on saatu sähköinen vaihtoehto.
Tämä Opas ohjelmistojen keskittämiseen kertoo tarkemmin moninaisista syistä ja lopuksi ratkaisun, jolla tätä ongelmaa voidaan ratkaista. Ongelman ytimessä on kuittikaaos, sillä jokainen kuitti on välitettävä eteenpäin kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle riippumatta siitä, käsitteleekö yritys tositteensa paperisena vai sähköisenä. Kuitin formaatti ei siis vaikuta dokumenttien määrään, joka yritykselle kuukausittain kertyy, ja täten kirjanpidon kanssa joudutaan yhä painimaan. Mistä kaaos johtuu?
Digitalisaation myötä jokainen yritys tarvitsee toimialasta riippuen erilaisia ohjelmistoja. Taloushallintoon, myyntiin, asiakkuuksien ja projektinhallintaan liittyvät ratkaisut ovat varmasti yleisimpiä. Ja näitä löytyykin yritykseltä yleensä vähintään yksi tai useampi vaihtoehto jokaista osa-aluetta kohden. Yksittäinen ohjelmisto sekä siihen liittyvät kulut on raportoitava kirjanpitäjälle erikseen.
Lisää kuitteja, lisää taloudenhallintaan kuluvaa aikaa, lisää kuluja. Ei kiitos!
Todellisuudessa ohjelmistot edellä mainittuihin tarkoituksiin tehostavat yrityksen toimintaa ja mikä parasta: ne säästävät aikaa. Ainakin silloin, kun käytössä olevat ohjelmistot ovat yritykselle aidosti tarpeellisia, niitä hyödynnetään oikein, eikä isokaan määrä ohjelmistoja aiheuta lisää tempoa kuittirumbaan.
Tämä Opas ohjelmistojen keskittämiseen toimii oppaanasi, jonka avulla saat yrityksesi kuitit ja ohjelmistot järjestykseen. Käytä kirjanpitoaineistojen käsittelyyn kuluva aika yrityksesi liiketoiminnan kehittämiseen tai mihin tahansa muuhun sinulle tärkeämpään aiheeseen. Paremman ajanhallinnan lisäksi säästät myös rahaa – ja kuittien määrää. Jatka lukemista ja ota yrityksesi tilannekuva haltuun ohjelmistojen keskittämisen avulla!
Tarkista mitä ohjelmistoja yritykselläsi on, mitä niistä käytetään ja mitä oikeasti tarvitaan
Otsikko kiteyttää kaiken oleellisen: käymällä läpi yrityksesi tämänhetkiset ohjelmistot, saat välittömästi kokonaiskuvan siitä, kuinka montaa eri järjestelmää yrityksessä käytetään – tai ainakin kuinka monta ohjelmistoa on tullut hankittua.
Tässä vaiheessa usein huomataan, että yrityksellä on ratkaisuja vaikka minkälaisiin tarpeisiin, mutta käytännössä moni näistä hankinnoista tuo mukanaan vain ja ainoastaan yhden laskun (ja sen yhden kuitin) lisää. Ohjelmistoja ei käytetä, koska niitä ei todellisuudessa tarvita tai niitä ei osata hyödyntää yrityksessä.
Kun kokonaiskuva on selvillä, “turhat” ohjelmistot on saatu karsittua ja vain tarpeelliset ratkaisut ovat jäljellä, saattaa tilanne edelleen kuittien osalta tuntua nihkeältä. Tässä kohtaa SaaShop astuu peliin. Keskittämällä ohjelmistojen laskutuksen meille, voit heittää hyvästit yksittäisille ohjelmistokohtaisille kuiteille. Saat kaikki ohjelmistotilaukset yhdelle samalle laskulle, joka luonnollisesti tarkoittaa myös yhtä samaa kuittia yrityksen kirjanpitoon.
Jos et ole varma mitkä yrityksesi nykyisistä ohjelmistoista ovat oikeasti tarpeellisia, autamme sinua myös karsimaan sekä hyödyntämään olemassa olevia ratkaisuja.
“Huomasimme miten hankalaa ja työlästä ohjelmistojen hallinnointi voi yrityksessä olla. Pahimmillaan yritykset maksavat turhasta kun lisenssejä ja palveluita pitäisi sulkea, mutta yleiskuva käytössä olevista ohjelmista ei ole välttämättä kenenkään hallussa”,
Kaj Seeste, CEO, SaaShop Oy
Säästä aikaa työntekijöiden lisenssien hallinnassa
Yrityksen kuittien käsittelyyn kuluu aikaa, mutta toinen arvokkaiden työtuntien ahmija saattaa olla erilaisten ohjelmistojen lisenssien hallinta. Kun uusi työntekjiä aloittaa, tulee hänelle lisätä lisenssi yleensä useampaan kuin yhteen ohjelmistoon. Vastaavasti työntekijän lopettaessa kaikki lisenssit jokaista järjestelmää kohden tulee sulkea. Yksitellen jokaista ohjelmistoa erikseen naputellessa aikaa kuluu helposti – ja liikaa.
Ohjelmistojen keskittäminen mahdollistaa sen, että lisenssien avaaminen ja sulkeminen tapahtuu näppärästi yhdestä paikasta, vaikka ohjelmistoja olisi useita. Jälleen kerran jokaisen yrityksen lempiasia tapahtuu: aikaa säästyy, ja kun näin käy, säästyy myös rahaa.
Älä yhdistä vain osaa yrityksesi hankinnoista, keskitä kaikki!
Usein esimerkiksi yrityksen laitehankinnat, kuten tietokoneet, ostetaan pakettina. Tällöin mukaan kuuluvat sähköpostijärjestelmä ja muut tietokoneen peruskäyttöön soveltuvat ohjelmistoratkaisut. Samalta palveluntarjoajalta hoituu varmasti myös muut tarvittavat ostokset aina tulostimista kuulokkeisiin ja puhelimiin. Mitä useampi tarve saadaan täytettyä saman palveluntarjoajan kautta, sen helpompaa ja mieluisampaa hankintojen tekeminen yritykselle on. Usein tämä tuo mukanaan myös etuja asiakkaalle, joka näkyy tuotteiden hinnassa tai palvelukokonaisuudessa.
Jos olet samaa mieltä siitä, että hankintojen tekeminen yhdestä samasta paikasta on mukavampi vaihtoehto kuin usean eri palveluntarjoajan kanssa asioiminen, tulet varmasti pitämään myös ohjelmistojen keskittämisen hyödyistä. Sen lisäksi, että säästät aikaa ja rahaa yhdistämällä kaikki ohjelmistotilaukset samalle laskulle, voit tarvittaessa myös täydentää yrityksesi ohjelmistopankkia.
SaaShopin verkkokaupasta löytyy tällä hetkellä yli satoja tuoteita. Lisäksi suljetussa tietokannassamme on lähes 800 kansainvälistä SaaS-ohjelmistotoimittajaa, joten mikäli et löydä verkkokaupasta haluamaasi, ota meihin yhteyttä. Voimme keskittää kaikki yrityksesi käyttämät ohjelmistot. Eli ei hätää, vaikka käyttämääsi ohjelmistoa ei löytyisikään suoraan verkkokaupastamme, voit kuitenkin saada sen samalle laskulle kaikkien muiden ohjelmistojen kanssa.
Pyydä apua teknisiin haasteisiin
Ohjelmistoja löytyy vaikka millä mitalla, ja juuri omaan tarpeeseen sopivaa ratkaisua voi olla vaikea valita. Kun johonkin lopputulokseen päädytään, saattaa seuraava haaste olla se, ettei ohjelmistoa osata käyttää – tai ainakaan siitä ei oteta kaikkea hyötyä irti.
Kun olet käyttänyt jälleen arvokasta aikaasi ohjelmiston ominaisuuksiin tutustumiseen ja opetteluun, huomaat seuraavana aamuna, että ohjelmisto on päivittynyt, eikä ne juuri opetellut toiminnallisuudet tapahdukkaan enää samasta paikasta. Opettelu on aloitettava uudelleen ja taas aikaa kuluu.
Joten palataan jälleen keskittämisen hyötyihin. Koska teemme yhteistyötä lukuisien kumppaneiden kanssa, voimme taata apua ja tukea valikoimastamme löytyviin ohjelmistoihin. Yrityksesi tarpeen mukaan järjestämme myös käyttöönottokoulutuksia sekä syvempää osaamista kehittäviä workshoppeja.
Tietyn ohjelmiston toimivuudella saattaa olla todella iso merkitys: jos CRM kaatuu tai yrityksen asiakaspalvelun chat lakkaa toimimasta, voi tällä olla kaoottiset seuraukset. SaaShop on tukenasi ongelmatilanteissa ja autamme ratkomaan tekniset haasteet. Lisäksi tiedotamme asiakkaitamme ohjelmistoihin liittyvistä päivityksistä, joten pysyt kartalla muutoksista, etkä joudu käyttämään aikaasi jatkuvaan googletteluun ja uuden opetteluun.
Keskittämällä ohjelmistot yrityksesi säästää aikaa, kuittien määrää ja rahaa
Otetaanpa loppuun yhteenveto oppaasta:
- Selvitä yrityksesi ohjelmistojen tilanne: kuinka montaa ohjelmistoa oikeasti käytetään, kuinka montaa niistä tarvitaan? Esimerkiksi ilmaisella Built With -työkalulla pääset alkuun ja kärryille siitä mitä kaikkia SaaS-ohjelmistoja yrityksessä käytetään.
- Hanki ohjelmistot saman palveluntarjoajan kautta ja säästyt ylimääräisiltä kuiteilta.
- Hyödynnä keskittämisen mahdollistamaa lisenssien hallintaa: älä käytä enää turhaa aikaa työntekijöiden lisenssien avaamiseen ja sulkemiseen.
- Ota kaikki irti palvelukokonaisuudesta ja hyödynnä asiantuntijoidemme tuki niin ohjelmistohankinnoissa, ongelmatilanteissa kuin koulutustarpeiden kohdalla.
Yhdenkään yrityksen ei pitäisi joutua käyttämään aikaansa niihin asioihin, jotka eivät todellisuudessa kehitä toimintaa tai johda kohti haluttuja tavoitteita. Meidän avulla teet ohjelmistojen hallinnasta ja opettelusta helppoa sekä säästät niin omaa kuin työntekijöidesi aikaa kuittirumbassa.
Jos haluat luopua kuitteihin liittyvästä kaaoksesta, ota keskittämisen hyödyt käyttöön!
