Microsoft tarjoaa runsaan määrän erilaisia ohjelmistopaketteja – miten yrittäjä onnistuu löytämään parhaat Microsoft 365 -ratkaisut juuri hänen pk-yritykselleen?

Me ratkaisimme ongelman kutsumalla asiantuntijan apuun jakamaan viisauttaan.

Asiantuntijalla tarkoitamme Eetu Roposta, joka toimii Microsoft Business Managerina Arrow ECS Finlandilla. Hän jos kuka on oikea henkilö antamaan neuvoja parhaiden Microsoft-tuotteiden löytämiseen.

[Lue: Office 365 on nyt Microsoft 365]

Roposen ehdoton ykkössuositus pk-yrittäjille on Microsoft 365 Business Premium, sillä se sisältää kaikki tutut ja tärkeät Microsoft ohjelmistot, erityisesti viime aikoina arvonsa todistaneen Microsoft Teamsin sekä pitkälle kehittyneet tieturvaominaisuudet.

Hetkinen, tarvitseeko myös pk-yritys Microsoftin tietoturvatyökaluja?

Kyllä tarvitsee. Roponen kertoo, että huomattava osa tietoturvahyökkäyksistä kohdistuu alle sadan henkilön organisaatioihin. Tietojen turvaamisen tärkeyttä ei voi korostaa tarpeeksi.

Artikkelissa Roponen kertoo lisää pk-yrityksen tietoturvatarpeista, Microsoft Business 365:stä sekä Microsoft Teamsista ja sen tulevista uusista ominaisuuksista. Roponen paljastaa myös Microsoft 365:n vähemmän tunnetun aarteen: näppärän sovelluksen, jota et ehkä ole huomannut, mutta josta varmasti hyötyisit.

Jatka siis lukemista: nyt on tarjolla kullanarvoisia vinkkejä.

Arrow ECS Finland – Microsoftin luotettu teknologiajakelija Suomessa

Ennen kuin pääsemme kiinni polttavaan kysymykseen siitä, mitä kaikkea Microsoft 365 Business Premium tarjoaa pk-yritykselle, tutustutaan hieman artikkelimme asiantuntijaan sekä Arrown toimintaan.

Roposen keskeisin työnkuva on auttaa asiakkaita – yrityksiä ja palveluntarjoajia – toimittamaan Microsoft 365 -ratkaisuja loppuasiakkaille. Hän on vahvasti kiinni Microsoft-asiakkaiden jokapäiväisessä työssä ratkaisemassa ongelmia, taklaamassa haasteita sekä kehittämässä ratkaisuja sujuvamman arjen ja paremman työn tuottavuuden saavuttamiseksi. Viime aikoina hän on työskennellyt kumppanien kanssa tiiviisti myös Microsoft Azure -pilvialustan mahdollisuuksien parissa.

– Työ on monipuolista ja mielenkiintoista, eikä kahta samanlaista päivää ole koskaan, Roponen kertoo.

Arrow ECS Finland toimii Microsoftin teknologiajakelijana Suomessa. Se auttaa täällä noin 50–60 teknologiavalmistajaa tuottamaan tehokkaita ratkaisuja loppuasiakkaille yhdessä kumppaniensa kanssa. Ratkaisuja löytyy joka lähtöön: pilviratkaisuja, verkko- ja tallennustilaratkaisuja sekä konepuolen ratkaisuja – ja niin edelleen. Arrow ECS toimii myös teknologiatoimittajien koulutuskumppanina.

Arrow ECS, joka on osa Arrow Electronics konsernia, on kansainvälinen yritys, jossa työskentelee noin 20 000 asiantuntijaa ja jonka liikevaihto yltää 30 miljardiin euroon. Emoyhtiö on New Yorkin pörssiin listautunut Arrow Electronics, joka keskittyy komponenttiratkaisuihin sekä älylaitteisiin. Suomessa se toimittaa ratkaisuja esimerkiksi useille valmistavan teollisuuden organisaatioille.

Microsoft 365 Business Premium on pk-yrityksen varma valinta

Roponen nostaa esille Microsoft 365 Business Premium -paketin ehdottomasti parhaana ratkaisuna pk-yrityksille sekä yhden hengen yrityksille. Se on pilviratkaisukokonaisuus, joka sisältää kaikki tutut Microsoft-sovellukset, kuten Wordin, PowerPointin ja Excelin, sekä paljon muuta tähän päälle. Pakettiin kuuluu myös muun muassa Windows 10 Pro -päivitys, Microsoft Teams sekä edistyneet tietoturvatyökalut. Suuri määrä vaihtoehtoja takaa sen, että jokainen yritys löytää varmasti tarvitsemansa palvelut.

Ero Microsoft Business Premiumin ja Microsoft Enterprise -pakettien välillä on Roposen mukaan ”veteen piirretty viiva”. Microsoftin suositusten mukaan Enterprise-paketit on suunnittelu ensisijaisesti yrityksille, joissa on yli 300 henkilöä.

– Raja ei kuitenkaan ole mitenkään ehdoton. Pienemmätkin yritykset voivat ehdottomasti hyötyä huomattavasti Enterprise-paketin valitsemisesta, mikäli se sisältää juuri kyseisen yrityksen kaipaamat ratkaisut, Roponen korostaa.

Tietoturva on aina ajankohtaista

Microsoft 365 Business Premium sisältää kaiken, mitä tarvitset moderniin ja tehokkaaseen työntekoon ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Sen huomionarvoisin ominaisuus on kuitenkin Roposen mukaan edistynyt tietoturva, jonka pitäisi olla ajankohtainen asia jokaisessa yrityksessä. Organisaation kuin organisaation – oli se mitä kokoluokkaa hyvänsä – tärkein omaisuus on tieto. Mitä teidän yrityksessänne tapahtuisi, jos kaikki tiedot yhtäkkiä häviäisivät peruuttamattomasti tai joutuisivat vääriin käsiin?

– Office 365 -käyttäjiä on Suomessa arviolta kaksi miljoonaa, mutta vain murto-osalla heistä on käytössä myös vaaditut tietoturvaratkaisut, Roponen kertoo.

– Tämän hetken suurimpia tietoturvauhkia ovat lähes viikoittain uutisiin päätyvät tietojenkalastelut ja ransomwaret eli kiristysohjelmat. Niiden aiheuttama tuho voi olla katastrofaalinen, mutta on kuitenkin estettävissä pienillä teoilla varsin helposti.

Uhka on todellinen: syksyllä 2019 Microsoft julkaisi tutkimuksen, jonka mukaan petollisia yrityksiä kirjautua sen tileille tapahtuu keskimäärin 300 miljoonaa päivässä – kyllä, päivässä. Vuonna 2018 julkaistun selvityksen pitäisi viimeistään saada myös pk-yrittäjien hälytyskellot soimaan, sillä sen mukaan jopa 71 % tietoturvahyökkäyksistä kohdistuu alle sadan henkilön organisaatioihin. Usein kyse on tilanteesta, jossa yrityksen ympäristöön on tunkeuduttu kenenkään tietämättä ja sieltä käsin lähetetään kalasteluviestejä – tai pahempaa.

Näin varaudut uhkiin ja pidät tietosi turvassa

Suuriin yrityksiin ja julkiseen sektoriin kohdistuvat hyökkäykset päätyvät useimmiten uutisiin, joten pk-yrittäjän on helppo tuudittautua siihen turvallisuudentunteeseen, että eiväthän nyt minun pienen yritykseni tiedot ketään niin paljoa kiinnostaisi, että he näkisivät moista vaivaa päästäkseen niihin käsiksi – eihän? Valitettavasti maailma ei kuitenkaan makaa näin.

Hyvä uutinen on, että uhkia vastaan voidaan varautua ennakoivilla ja varsin yksinkertaisilla toimilla. Roponen suosittelee, että jokaisella yrityksellä olisi minimissään käytössä vahva kaksivaiheinen tunnistautuminen (multi-factor authentication, MFA).

Tästä on hyvä jatkaa eteenpäin muilla Microsoft 365 Business Premiumista löytyvillä tietoturvaominaisuuksilla. Loistava ratkaisu turvallisuuden parantamiseen on Condition Access, eli ehdollistettu pääsynhallinta. Tämän avulla pystytään määrittelemään kirjautumisehdot sekä pääsy tietoihin kirjautujan sijainnin sekä käytetyn verkon, laitteen ja salasanan perusteella.

Microsoft 365 Business Premiumin ja sen tietoturvan käyttöönotto ei vaadi suurta teknistä ponnistusta, vaan ennemminkin uusien, turvallisempien työtapojen omaksumista.

– Pitkälle kehittynyt tietoturva on taas yksi askel eteenpäin matkalla kohti arjen työskentelyn helpottamista, Roponen painottaa.

Microsoft Teams – sujuvampaa yhteistyötä

Microsoft Teams nousi yrityksille arvoon arvaamattomaan nyt, kun monet olosuhteiden pakosta siirtyivät etätöihin. Toisissa yrityksissä etätyöt taas olivat arkipäivää jo ennen poikkeusoloja.

Teams on enemmän kuin vain työkalu videopuheluihin ja chatteihin. Sen avulla onnistuvat myös kokoukset, tiedostojen jakaminen sekä eri sovellusten käyttö suoraan Teamsissa, mikä tekee työskentelystä entistäkin helpompaa ja tehokkaampaa. Myös paljon toivottu päivitys on tehnyt Teamsin käytöstä entistäkin mielekkäämpää: neljän ruudun sijaan Teams-tapaamiseen saa nyt yhdeksän kuvaruutua.

– Teams on yhteistyötyökalu enemmän kuin pelkkä sovellus yhteydenpitoon, Roponen toteaa.

Heinäkuun alkupuolella Microsoft julkaisi uusia ominaisuuksia Teamsiin, jotka on suunniteltu edistämään tehokkaampaa yhteistyötä ja yhteydenpitoa kaikkialla, löytämään uusia tapoja aikaansaavuuden kehittämiseen sekä tukemaan työntekijöitä toimistolle palaamisessa.

Luvassa on muun muassa seuraavia toimintoja: Together Mode, virtuaaliset Breakout Roomit eli ryhmähuoneet, videofiltterit, parannuksia viestityökaluun, jopa tuhannen henkilön osallistujamäärä sekä 20 000 osallistujan view only -esitykset, Tasks App, Microsoft Teams Display, sekä reaaliajassa toimivat emojireaktiot, chattikommentit ja puhujakohtaiset tekstitykset – ja paljon muuta. Uudet ominaisuudet tulevat käyttöön tämän vuoden aikana.

Microsoft 365:n kätketty jalokivi ja vinkki lomilta palaajille

Microsoftin klassikkosovellukset ovat kaikille tuttuja, mutta oletko käyttänyt Microsoft Formsia?

Jos olet, hienoa! Jos et, nyt on tilaisuutesi tutustua siihen.

– Microsoft Forms on huipputyökalu, josta haluaisin kaikkien tietävän, Roponen vinkkaa.

Microsoft Formsin avulla pystyy luomaan kyselylomakkeita ja jakamaan niitä verkossa esimerkiksi palautteen keräämiseksi koulutuksen jälkeen. Se toimii kaikilla laitteilla, vastauksia pystyy seuraamaan reaaliaikaisesti, ja tiedon voi lähettää eteenpäin analysoitavaksi.

Roposelta löytyy vielä viimeinen Microsoft-vinkki artikkelin lukijoille:

– Microsoft 365 Business Premium tarjoaa yhden merkittävän edun erityisesti ihmisten palatessa kesälomilta töihin. Tavallisesti tämä on sitä aikaa, kun IT-tuissa näkyy selkeä ruuhkapiikki. Tätä helpottaa kuitenkin yksi näppärä Business Premiumin ominaisuus: täysin turvallinen toiminto, jonka avulla käyttäjä pystyy itse palauttamaan unohtuneen salasanansa – se on yhtä kuin yksi puhelu vähemmän IT-tukeen.

Tutustu Ohjelmistoja.fi:n Microsoft-tarjontaan täällä – löydät sieltä myös Roposen suositteleman Microsoft 365 Business Premiumin!