Webinaari järjestettiin 19.3.2026.
Tässä webinaarissa käymme läpi, miten Asana tukee kollaboratiivista projektinhallintaa ja auttaa tiimejä työskentelemään selkeämmin ja tehokkaammin.
Saat käytännön näkemyksiä, vinkkejä ja kokonaiskuvan Asanan mahdollisuuksista modernissa tiimityössä.
Tiivistelmä webinaarista:
Nykypäivän asiantuntijatyö on usein pirstaloitunut lukuisiin eri ohjelmistoihin, mikä hidastaa tekemistä, hämärtää kokonaiskuvaa ja maksaa yrityksille selvää rahaa. SaaShopin ja Asanan yhteisessä webinaarissa asiantuntijat Anna Degerholm (SaaShop) ja Andreas Wiss (Asana) kävivät läpi, kuinka kollaboratiivinen projektinhallinta ja modernit työkalut voivat ratkaista nämä modernin työelämän solmukohdat.
Työkalujen viidakko ja piilokustannus nimeltä koordinaatiovero
Monissa yrityksissä työskennellään hajallaan kymmenissä eri työkaluissa – on Microsoft Teamsia, sähköpostia, Slackia ja erilaisia Exceleitä. Kun järjestelmät eivät keskustele keskenään, valtavasti aikaa kuluu pelkkään asioiden etsimiseen, sähköpostiketjujen kahlaamiseen ja tilannepäivityksiä varten pidettyihin palavereihin.
Asanalla tätä ilmiötä kutsutaan koordinaatioveroksi (coordination tax). Se on hukkatyötä, joka maksaa yrityksille huomattavia summia viivästyneinä aikatauluina, menetettyinä tuloina ja työntekijöiden kuormituksena. Yksinkertaiseen kysymykseen “Kuka tekee mitä, milloin ja miksi?” voi olla yllättävän vaikea löytää vastausta.
Asana toimii työn koordinaatiokerroksena
Vaikka tekoäly (AI) lupaa tehostaa työntekoa, sen lisääminen yksittäisiin, toisistaan irrallisiin järjestelmiin ei ratkaise yhteistyön perusongelmaa. Jotta tekoälystä ja digitaalisista työkaluista saa irti todellisen hyödyn, tarvitaan koordinaatiokerros – ja juuri tässä Asana astuu kuvaan.
Asanan toiminnan ytimessä on niin sanottu “Work Graph” -rakenne, joka yhdistää yrityksen ylätason tavoitteet yksittäisiin päivittäisiin tehtäviin. Tämä varmistaa sen, että koko organisaatiossa ymmärretään, miten kunkin tekemä työ vaikuttaa yhteiseen maaliin ja toisten tiimien projekteihin.
Ominaisuudet, jotka tekevät Asanasta ainutlaatuisen
Webinaarissa käytiin läpi useita käytännön esimerkkejä ja Asanan avainominaisuuksia, jotka tehostavat työnkulkua:
Multihoming (Yksi tehtävä useassa projektissa): Yksi Asanan vahvuuksista on se, että sama tehtävä voi elää samanaikaisesti useammassa eri projektissa. Jos esimerkiksi yhden tiimin projektin valmistuminen vaikuttaa toisen tiimin aikatauluihin, tehtävän tilan päivitys (kuten viivästyminen) näkyy välittömästi kaikille osapuolille. Kukaan ei joudu odottamaan seuraavaan kuukausipalaveriin saadakseen tiedon muutoksesta.
Resursointi ja työkuorman hallinta: Asanassa nähdään reaaliajassa, paljonko kullakin työntekijällä on projekteja ja tehtäviä työn alla. Tämä poistaa “hiljaisen ylikuormituksen” riskin ja auttaa jakamaan työtehtäviä tasaisemmin. Resursoinnin näkymästä pystytään myös ennustamaan tulevia pullonkauloja tai ylikuormituksia ennen kuin ne räjähtävät käsiin.
Tekoäly ja johdon raportointi: Johto tarvitsee usein tilannekatsauksia projekteista. Sen sijaan, että projektipäällikkö käyttäisi tunteja raporttien koostamiseen, Asanan sisäänrakennettu tekoäly voi luoda tiivistelmän projektin tilasta ja mahdollisista riskeistä minuuteissa.
Joustavat integraatiot ja luotettava tietoturva
Asanan vahvuus piilee siinä, että sen ei ole tarkoitus korvata olemassa olevia viestintävälineitä, vaan se yhdistää ne toisiinsa saumattomasti. Esimerkiksi Microsoft Teamsista voidaan tehdä kaksisuuntainen integraatio Asanaan: Teams-keskusteluista voi suoraan luoda Asana-tehtäviä, ja Asanan päivitykset voivat lähettää automaattisia ilmoituksia Teams-kanavalle.
Vastaavasti sähköposteista (esim. Outlook) voi helposti tehdä uusia tehtäviä, jotta asiakkaiden tai eri sidosryhmien tärkeät pyynnöt eivät huku postilaatikkoon.
Monia mietityttää myös ohjelmistojen tietoturva. Asana tarjoaa eurooppalaisille asiakkailleen mahdollisuuden säilyttää dataa Euroopassa sijaitsevilla palvelimilla (pääpalvelin Frankfurtissa ja varmuuskopiot Dublinissa).
SaaShop auttaa alkuun
Asana on uskomattoman skaalautuva ja monipuolinen työkalu. Asanan Andreas Wiss vertasikin ohjelmiston käyttöönottoa legopalikoilla rakentamiseen: kuka tahansa voi koota niistä jotakin, mutta asiantuntijan ja “rakennusohjeiden” avulla oikea ratkaisu syntyy paljon nopeammin ja ilman yritystä ja erehdystä.
SaaShop on virallinen Asana Solution Partner ja apunasi käyttöönotossa
Me SaaShopilla olemme virallinen Asana Solution Partner. Ymmärrämme, että uuden työkalun tai toimintatavan käyttöönotto vaatii muutakin kuin pelkän ohjelmiston, ja siksi tarjoamme asiantuntemusta ja tukea prosessien hiomiseen.
Autamme organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti Asanan Resource Management -ominaisuuksista ja rakentamaan teille parhaiten sopivat työnkulut. Autamme myös muutenkin kaikissa Asanaan liittyvissä asioissa, kuten teknisessä tuessa, koulutuksissa ja kokonaisvaltaisessa projektinhallinnan kehittämisessä.
Haluatko nostaa projektinhallintanne seuraavalle tasolle? Ota yhteyttä meihin ja katsotaan yhdessä, miten Asana ja ammattimainen resursointi voivat tukea tiimisi menestystä.
