Webinaari järjestettiin 7.5.2026.

Tässä webinaarissa pureudumme enemmän siihen, kuinka vältät työntekijöiden ylikuormittumisen, ja kuinka näet tekijöiden työmäärän tällä hetkellä.

Tiivistelmä webinaarista:

Nykypäivän organisaatioissa työn ja resurssien hallinta on yhä haastavampaa.

Yli 80 % organisaatioista kokee omat resurssienhallinnan prosessinsa tehottomiksi. Tämä ei ole vain ajanhukkaa, vaan johtaa arvioiden mukaan jopa 11,4 % koko yhtiön vuotuisen budjetin suuruisiin hukkainvestointeihin.

SaaShopin ja Asanan yhteisessä webinaarissa Asanan asiantuntija Andreas Wiss ja SaaShopin Anna Degerholm avasivat, kuinka organisaation työmäärä saadaan läpinäkyväksi tekoälyn ja oikeiden projektinhallintatyökalujen avulla.

Miksi resurssienhallinta on niin vaikeaa?

Organisaatioiden rakenteet ovat usein monimutkaisia, ja vaikka tiiminvetäjällä olisi hyvä näkyvyys oman tiiminsä töihin, laajemmissa poikkihallinnollisissa projekteissa kokonaiskuva hämärtyy. Ristiin työskentely tarkoittaa usein sitä, että eri tehtävillä on eri esihenkilöt, mikä johtaa arvailuun, vääriin priorisointeihin ja työntekijöiden loppuunpalamiseen. Ilman selkeää tilannekuvaa organisaatio menettää kykynsä innovoida ja reagoida muutoksiin nopeasti.

Tekoäly tiimin uutena jäsenenä

Tekoäly (AI) on muuttanut tapaamme tehdä töitä. Tekoäly ei ole enää pelkkä erillinen työkalu tai chatbot, jolta yksittäinen työntekijä kysyy neuvoa, vaan yhä useammin asioita yhdessä hoitava, yhteistyökykyinen “tiimikaveri”.

Fiksu resursointi ei enää tarkoita vain ihmisten johtamista, vaan myös tekoälyn oikeanlaista hyödyntämistä. Tekoäly on erinomainen hoitamaan aikaavieviä rutiineja: se voi analysoida aiempia projekteja, laatia yhteenvetoja ja ehdottaa priorisointeja tai resursseja. Kun tekoäly hoitaa datan keräämisen ja raporttien kirjoittamisen, ihmisille jää enemmän aikaa siihen, missä he ovat parhaimmillaan: monimutkaisten ongelmien ratkaisuun, luovaan työhön, päätöksentekoon ja tiedon jakamiseen.

Läpinäkyvyyttä ilman mikromanageerausta

Kun johto haluaa parempaa näkyvyyttä työhön, työntekijät kokevat sen usein mikromanageeraamisena tai jatkuvana kyttäämisenä. Asanan kaltaisella ohjelmistolla läpinäkyvyys voidaan kuitenkin toteuttaa niin, että se ei lisää työntekijöiden raportointikuormaa, vaan päinvastoin helpottaa työntekoa.

Hyvä projektinhallinta vähentää jatkuvien statuspalaverien tarvetta. Kun työntekijät vain kirjaavat työnsä etenemisen järjestelmään (jossa jokaisella tehtävällä on nimetty vastuuhenkilö ja eräpäivä), johto ja muu tiimi näkevät suoraan reaaliajassa, missä mennään.

Työkalut käytännössä: Portfoliot ja Workload-näkymä

Webinaarissa esiteltiin useita Asanan toimintoja, joiden avulla näkyvyys rakennetaan skaalautuvasti:

Portfoliot: Yhteen portfolioon voidaan koota esimerkiksi tietyn tiimin, tuotteen tai asiakkuuden kaikki projektit. Portfoliosta näkee yhdellä vilkaisulla hankkeiden statuksen, edistymisen ja mahdolliset riskit – jopa koko yhtiön laajuisesti.

Workload (Resurssinäkymä): Tämä näkymä vastaa kysymykseen: kuka tekee mitä ja milloin? Sen avulla voidaan ennakoida ja estää pullonkauloja tunnistamalla, onko yksittäisellä työntekijällä liian monta projektia päällekkäin.

Reaaliaikaiset Dashboardit: Johto voi hyödyntää visuaalisia, automaattisesti päivittyviä raportteja (esim. Risk Assessment -dashboard). Näistä näkee suoraan muun muassa myöhässä olevat tehtävät ja tulevan työkuorman. Näin erillisiä Excel-raportteja tai manuaalista datan keruuta ei enää tarvita.

Yhteenveto: Webinaarin tärkeimmät opit

Tee työ näkyväksi yhdestä paikasta: Oikealla ohjelmistolla saadaan luotua kaikille yhteinen tilannekuva.

  • Johda kuormaa, älä vain yksittäisiä projekteja: Kokonaisresurssoinnin ymmärtäminen auttaa välttämään loppuunpalamisia ja resurssiristiriitoja.
  • Läpinäkyvyys ei tarkoita mikromanageerausta: Parhaimmillaan se on asioiden sujuvoittamista ilman raportointitaakan kasvattamista.
  • Reaaliaikainen raportointi parantaa päätöksentekoa: Kun data on aina ajan tasalla, ongelmiin voidaan reagoida proaktiivisesti jo ennen kuin ne pysäyttävät työnteon.

SaaShop on virallinen Asana Solution Partner ja apunasi käyttöönotossa

Me SaaShopilla olemme virallinen Asana Solution Partner. Ymmärrämme, että uuden työkalun tai toimintatavan käyttöönotto vaatii muutakin kuin pelkän ohjelmiston, ja siksi tarjoamme asiantuntemusta ja tukea prosessien hiomiseen.

Autamme organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti Asanan Resource Management -ominaisuuksista ja rakentamaan teille parhaiten sopivat työnkulut. Autamme myös muutenkin kaikissa Asanaan liittyvissä asioissa, kuten teknisessä tuessa, koulutuksissa ja kokonaisvaltaisessa projektinhallinnan kehittämisessä.

Haluatko nostaa projektinhallintanne seuraavalle tasolle? Ota yhteyttä meihin ja katsotaan yhdessä, miten Asana ja ammattimainen resursointi voivat tukea tiimisi menestystä.