Pk-yrityksen projektinhallinta: näin pidät tehtävät, vastuut ja aikataulut hallinnassa

Pk-yritysten projektinhallinta ei tarkoita raskaita prosesseja, monimutkaisia kaavioita tai kokopäiväistä projektipäällikköä. Useimmiten kyse on paljon arkisemmista asioista: kuka tekee, mitä tekee, milloin tehtävän pitäisi olla valmis ja mistä kaikki projektiin liittyvä tieto löytyy.

Pienessä tai keskisuuressa yrityksessä samat työntekijät osallistuvat usein useaan projektiin ja hoitavat samalla myös yrityksen päivittäistä toimintaa. Asiakastyöt, myynti, markkinointi, kehittäminen ja hallinnolliset tehtävät kilpailevat samoista resursseista. Ilman yhteistä toimintatapaa kokonaisuuden hallinta muuttuu nopeasti vaikeaksi.

Hyvin suunniteltu projektinhallinta auttaa pk-yritystä käyttämään rajalliset resurssinsa tehokkaasti. Sen tavoitteena ei ole lisätä hallinnollista työtä, vaan vähentää epäselvyyksiä, unohtuneita tehtäviä ja jatkuvaa asioiden perään kyselyä.

Mitä projektinhallinta tarkoittaa pk-yrityksessä?

Projekti on määräaikainen kokonaisuus, jolla on tavoite, aikataulu ja sovitut resurssit. Pk-yrityksessä projekti voi olla esimerkiksi:

• asiakkaalle toteutettava toimitus tai palvelukokonaisuus
• verkkosivuston uudistaminen
• uuden tuotteen tai palvelun lanseeraus
• tapahtuman järjestäminen
• CRM- tai ERP-järjestelmän käyttöönotto
• markkinointikampanjan suunnittelu ja toteutus
• sisäisen toimintatavan kehittäminen

Projektinhallinta tarkoittaa näiden kokonaisuuksien suunnittelua, toteuttamista, seuraamista ja päättämistä hallitusti. Käytännössä projektin tavoite muutetaan tehtäviksi, tehtäille määritetään vastuuhenkilöt ja määräajat, minkä jälkeen työn etenemistä seurataan yhdessä.

Pk-yrityksessä projektinhallinnan täytyy olla riittävän kevyttä. Jos toimintamalli on liian monimutkainen, sitä ei käytetä. Jos yhteisiä käytäntöjä ei puolestaan ole lainkaan, tieto jää sähköposteihin, keskusteluihin, muistiinpanoihin ja yksittäisten työntekijöiden muistin varaan.

Miksi sähköposti ja muisti eivät enää riitä?

Monessa pk-yrityksessä projektien hallinta alkaa sähköpostista, Excelistä ja yhteisistä palavereista. Ne voivat toimia silloin, kun projekteja on vähän ja tiimi on pieni. Yrityksen kasvaessa myös projektien, tehtävien ja osallistujien määrä kuitenkin lisääntyy.

Sähköpostiketjusta on vaikea nähdä nopeasti, mikä tehtävä on kesken, kuka siitä vastaa ja milloin sen pitäisi valmistua. Excel voi näyttää projektin suunnitelman, mutta se ei välttämättä kerro ajantasaisesti, mitä projektissa todella tapahtuu. Tietoa joudutaan keräämään eri ihmisiltä ja useista järjestelmistä.

Projektinhallintaa on syytä kehittää, jos määräajat unohtuvat, vastuut ovat epäselviä tai sama työ tehdään vahingossa useaan kertaan. Myös jatkuva projektien tilanteesta kyseleminen, hajallaan oleva tieto ja johdon puutteellinen kokonaiskuva kertovat yhteisen toimintamallin tarpeesta. Haasteita syntyy myös silloin, jos uuden työntekijän on vaikea päästä mukaan projektiin tai sen eteneminen riippuu liikaa yhdestä henkilöstä.

Yhteinen projektinhallintajärjestelmä kokoaa tehtävät, vastuut, määräajat, keskustelut ja tiedostot samaan paikkaan. Näin projektin ajantasainen tilanne on koko tiimin nähtävissä eikä tieto jää vain projektipäällikön tai yrittäjän varaan.

Hyvä projekti alkaa selkeästä tavoitteesta

Projektin suunnittelu alkaa selkeästä tavoitteesta. Kaikkien osallistujien tulee ymmärtää, mitä projektilla tavoitellaan ja miltä onnistunut lopputulos näyttää. Esimerkiksi verkkosivujen uudistamisen sijaan tavoitteeksi voidaan määritellä uuden verkkosivuston julkaiseminen tiettyyn päivään mennessä.

Samalla sovitaan projektin laajuudesta, budjetista, vastuista, aikataulusta, välitavoitteista ja onnistumisen mittareista. Myös tehtävien mahdolliset riippuvuudet ja yhteiset viestintäkäytännöt kannattaa määritellä etukäteen.

Selkeä rajaus on erityisen tärkeä pk-yrityksessä, jossa aika ja henkilöstö ovat rajallisia. Näin projektin työmäärä ja kustannukset eivät pääse kasvamaan huomaamatta.

Jokaisella tehtävällä pitää olla vastuuhenkilö

Projektin tavoite ei yksin riitä. Se täytyy jakaa konkreettisiksi ja riittävän pieniksi tehtäviksi. Jokaiselle tehtävälle määritetään vastuuhenkilö ja määräaika.

Vastuun täytyy olla yksiselitteinen. Jos tehtävä on osoitettu yleisesti ”markkinointitiimille”, kukaan ei välttämättä koe olevansa siitä henkilökohtaisesti vastuussa. Tehtävään voidaan kutsua useita osallistujia, mutta sen valmistumisesta vastaa yksi nimetty henkilö.

Myös tehtävien väliset riippuvuudet kannattaa tunnistaa. Esimerkiksi verkkosivuston rakentamista ei voida viimeistellä ennen kuin tekstit ja kuvat ovat valmiit. Jos sisällöntuotanto viivästyy, se vaikuttaa myös seuraaviin työvaiheisiin.

Kun riippuvuudet ovat näkyvissä, mahdolliset viivästykset voidaan havaita ajoissa. Tiimin ei tarvitse odottaa, että ongelma tulee esiin vasta projektin loppuvaiheessa.

Projektin etenemistä pitää pystyä seuraamaan

Projektisuunnitelma ei ole vain projektin alussa laadittava dokumentti. Sen tulisi toimia ajantasaisena työvälineenä koko projektin ajan.

Seurannan avulla nähdään, mitkä tehtävät on tehty, mitkä ovat työn alla ja missä tarvitaan apua. Samalla voidaan tunnistaa projektin etenemistä hidastavat esteet ja tehdä muutoksia ennen kuin koko aikataulu vaarantuu.

Pk-yrityksessä seurannan ei tarvitse tarkoittaa jatkuvaa raportointia tai pitkiä palavereita. Kun työntekijät päivittävät tehtäviensä tilanteen yhteiseen järjestelmään, projektipäällikkö ja johto voivat tarkistaa kokonaisuuden ilman erillistä tiedonkeruuta.

Säännöllinen tilannekatsaus voi olla lyhyt. Siinä käydään läpi projektin tämänhetkinen tila, seuraavat tärkeät tehtävät, mahdolliset esteet ja tarvittavat päätökset. Näin palaveriaika voidaan käyttää ongelmien ratkaisemiseen sen sijaan, että kaikki vain kertovat vuorollaan, mitä ovat tehneet.

Useiden projektien hallinta vaatii priorisointia

Pk-yrityksessä projektit eivät yleensä etene erillään muusta työstä. Sama asiantuntija voi osallistua useaan asiakasprojektiin, kehittää sisäisiä toimintatapoja ja hoitaa samalla päivittäisiä tehtäviään.

Jos jokainen projekti näyttää yhtä kiireelliseltä, työntekijän on vaikea päättää, mihin hänen pitäisi keskittyä. Tämän vuoksi tehtävien lisäksi täytyy priorisoida myös projekteja.

Kaikkien käynnissä olevien projektien yhteinen näkymä auttaa hahmottamaan, mihin yrityksen työaika kuluu. Samalla voidaan nähdä, onko jollakin työntekijällä liikaa tehtäviä tai onko yrityksellä todellisuudessa riittävästi resursseja uuden projektin aloittamiseen.

Projektinhallinta tekee myös keskeneräisen työn näkyväksi. Jos uusia projekteja käynnistetään jatkuvasti, mutta vanhoja ei saada päätökseen, huomio jakautuu liian moneen suuntaan. Joskus tehokkain ratkaisu onkin uuden projektin aloittamisen sijaan saattaa jo käynnissä oleva työ loppuun.

Asana kokoaa projektityön samaan paikkaan

Asanassa projekti voidaan jakaa tehtäviin ja osatehtäviin. Tehtäville voidaan määritellä vastuuhenkilöt, määräajat, prioriteetit ja muut projektin kannalta tärkeät tiedot. Työtä voidaan tarkastella esimerkiksi listana, tauluna, kalenterissa tai aikajanalla.

Projektin keskustelut ja liitteet voidaan yhdistää suoraan niitä koskeviin tehtäviin. Näin työntekijän ei tarvitse etsiä päätöksiä sähköpostiketjuista tai eri viestikanavista. Automaatiot puolestaan voivat vähentää manuaalista työtä esimerkiksi siirtämällä tehtäviä työvaiheesta toiseen tai ilmoittamalla tehtävän etenemisestä oikeille henkilöille.

Toistuvia projekteja varten voidaan rakentaa projektipohjia. Jos yritys toteuttaa esimerkiksi samankaltaisia asiakasprojekteja, perehdytyksiä tai tapahtumia, kaikkea ei tarvitse suunnitella joka kerta uudelleen. Yhteinen pohja auttaa varmistamaan, että tärkeät työvaiheet muistetaan ja projektit toteutetaan yhdenmukaisesti.

Aloita yksinkertaisesti ja kehitä tarpeen mukaan

Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotossa kaikkea ei tarvitse rakentaa valmiiksi kerralla. Pk-yrityksen kannattaa aloittaa yhdestä selkeästä projektista tai toistuvasta prosessista.

Aluksi riittää, että tehtävät, vastuuhenkilöt ja määräajat kirjataan samaan paikkaan. Kun tiimi on oppinut käyttämään yhteistä mallia, mukaan voidaan tuoda esimerkiksi projektipohjia, automaatioita, raportointia ja työkuorman seurantaa.

Tärkeintä on sopia yhteiset käytännöt. Tiimin täytyy tietää, mitä Asanaan kirjataan, kuka päivittää tehtävien tilanteen ja miten järjestelmää käytetään päivittäisessä työssä. Projektinhallintajärjestelmästä saadaan hyötyä vasta silloin, kun sen sisältämä tieto pysyy ajantasaisena.

Toimiva projektinhallinta ei tee pk-yrityksen arjesta raskaampaa. Parhaimmillaan se vapauttaa aikaa varsinaiseen työhön, helpottaa yhteistyötä ja auttaa tekemään päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella. Samalla yritys saa toimintamallin, joka tukee kasvua ja toimii myös projektien sekä henkilöstön määrän lisääntyessä.

Me SaaShopilla autamme yrityksiä Asanan käyttöönotossa ja projektinhallinnan kehittämisessä. Olemme Asanan virallinen Solution Partner Suomessa. Ota yhteyttä, niin selvitetään yhdessä, sopisiko Asana yrityksenne tarpeisiin.

Artikkelin projektinhallintaa koskevissa sisällöissä on hyödynnetty Asanan julkaisemia projektinhallinnan oppaita. Alkuperäinen lähde: Asana.