Webinaari järjestettiin 29.1.2026.
Tässä webinaaritallenteessa sukellamme Asanan uusimpiin AI- ja resursointiominaisuuksiin, jotka muuttavat työn hallintaa vuonna 2026. Pelkkä tehtävien listaaminen ei enää riitä: modernit tiimit tarvitsevat reaaliaikaista näkyvyyttä työkuormaan, kapasiteettiin ja prioriteetteihin.
Tiivistelmä webinaarista:
Asanan ja SaaShopin asiantuntijoiden Anna Degerholmin ja Mirja Niemisen pitämässä webinaarissa syvennyttiin tehokkaaseen resurssienhallintaan ja työn hallinnan tulevaisuuteen
Työnkulun perusteet on oltava kunnossa ennen tekoälyä
Jos organisaatiossa ei pystytä selkeästi vastaamaan siihen, kuka tekee mitä, milloin, miten ja minkä vuoksi, työnteon perusvirta on rikki. Tällaisessa tilanteessa pelkän tekoälyn lisääminen olemassa olevien järjestelmien päälle ei pelasta tilannetta: tekoäly voi nopeuttaa yksittäisiä tehtäviä, mutta kokonaiskuva työn tilanteesta jää edelleen näkemättä
Asanan vahvuus perustuu siihen, että se kokoaa kaiken työn yhteen paikkaan Tieto syötetään järjestelmään vain kerran, minkä jälkeen se skaalautuu automaattisesti kaikkiin tarvittaviin näkymiin. Yksi tehtävä voi kuulua useaan projektiin, mutta se kuitataan valmiiksi vain kerran.
Portfoliot antavat lintuperspektiivin resurssienhallintaan
Kun puhutaan todellisesta resurssienhallinnasta, sitä tehdään Asanassa vahvasti portfolio-tasolla. Portfoliot ovat koosteita useista eri projekteista, ja ne tarjoavat kokonaisnäkymän tiimien tekemiseen.
Workload- eli kuormitusnäkymän avulla esihenkilöt voivat tarkastella yksittäisten työntekijöiden tulevaa ajankäyttöä esimerkiksi kuukausi- tai päivätasolla. Tämä on ensiarvoisen tärkeää muun muassa silloin, kun työntekijä sairastuu: järjestelmästä näkee välittömästi, mitä tehtäviä hänellä oli työn alla, ja miten poissaolo vaikuttaa koko tiimiin tai projektiin. Tarvittaessa tehtävien siirtäminen eteenpäin tai toiselle henkilölle onnistuu helposti visuaalisessa näkymässä.
Uutuutena sisäänrakennettu ajankäytön seuranta
Uutena ominaisuutena Asanaan on tuotu sisäänrakennettu ajankäytön seuranta (time tracking). Aiemmin Asanassa on voitu tehdä vain arvioita työn kestosta, mutta nyt tehtäviin voi kirjata tai kellottaa reaaliajassa kulutetun ajan. Tämän datan avulla Asana pystyy vertaamaan arvioitua aikaa toteutuneeseen aikaan, tunnistamaan projektien pullonkauloja ja auttamaan tulevaisuudessa entistä tarkemmissa aika-arvioissa.
Neljä tapaa, joilla Asana AI tehostaa työtä
Asanan tekoäly (Asana AI) pystyy hyödyntämään järjestelmässä olevaa dataa suoraan, joten tietoja ei tarvitse syöttää tekoälylle erikseen. Mirja Nieminen esitteli webinaarissa neljä konkreettista tekoälyn käyttötapausta:
Projektien automaattinen luonti: Tekoäly voi luoda kokonaisen projektin alusta loppuun muutamassa minuutissa. Kun käyttäjä syöttää kehotteen, tekoäly luo tehtävät, asettaa niille aikataulut aiemman datan pohjalta, ja osaa jopa allokoida tehtävät suoraan tietyille tiimiläisille.
Työmäärien tasaaminen (Workload balancing): Jos tekoäly huomaa, että jonkun työntekijän työpäivä venyy esimerkiksi yli kahdeksan tunnin mittaiseksi, siltä voi pyytää ratkaisuehdotusta. Tekoäly analysoi tiimin tilanteen ja tekee valmiin ehdotuksen siitä, miten tehtävät voisi jakaa tasaisemmin muiden portfolioon kuuluvien henkilöiden kesken.
Raportointi ja riskianalyysi: Manuaalisen raporttien kokoamisen sijaan tekoälyä voi pyytää analysoimaan projektin tilanteen. Se kertoo napakasti projektin etenemisestä ja nostaa esiin riskejä, kuten sen, jos joltakin tehtävältä puuttuu vastuuhenkilö tai aikataulu.
Portfolion terveystarkastus: Tekoäly osaa analysoida isompia kokonaisuuksia ja kertoa esimerkiksi, riittävätkö tiimin nykyiset resurssit projektien läpivientiin vai pitäisikö tiimiin lisätä uusia tekijöitä, jotta kuormitus pysyisi inhimillisenä.
Lisäksi Asanaan julkaistiin hiljattain suora integraatio tekoälymalli Clauden kanssa. Integraation ansiosta Claudessa ideoitua ja sparrattua sisältöä voidaan syöttää suoraan Asanaan valmiiksi tehtäviksi.
Tietoturva on Asana AI:n keskiössä
Moni pohtii tekoälyn tietoturvaa työpaikalla. Asana AI toimii täysin käyttäjäkohtaisesti: se hakee ja analysoi tietoa ainoastaan niistä projekteista ja ympäristöistä, joihin kyseisellä käyttäjällä on käyttöoikeus. Se ei paljasta salattuja projekteja, ei jaa tietoa organisaation ulkopuolelle, eikä Asana käytä asiakkaidensa dataa tekoälymalliensa laajempaan kouluttamiseen. Tekoäly toimii siis yksinomaan turvallisena henkilökohtaisena assistenttina.
SaaShop on virallinen Asana Solution Partner ja apunasi käyttöönotossa
Me SaaShopilla olemme virallinen Asana Solution Partner. Ymmärrämme, että uuden työkalun tai toimintatavan käyttöönotto vaatii muutakin kuin pelkän ohjelmiston, ja siksi tarjoamme asiantuntemusta ja tukea prosessien hiomiseen.
Autamme organisaatiotasi ottamaan kaiken hyödyn irti Asanan Resource Management -ominaisuuksista ja rakentamaan teille parhaiten sopivat työnkulut. Autamme myös muutenkin kaikissa Asanaan liittyvissä asioissa, kuten teknisessä tuessa, koulutuksissa ja kokonaisvaltaisessa projektinhallinnan kehittämisessä.
Haluatko nostaa projektinhallintanne seuraavalle tasolle? Ota yhteyttä meihin ja katsotaan yhdessä, miten Asana ja ammattimainen resursointi voivat tukea tiimisi menestystä.
