Taloushallinto on digitalisoitunut Suomessa vauhdikkaasti, mutta yritysten toimintaa hankaloittaa se, ettei hallintopuoli ole aina pysynyt matkassa mukana.
Käytännössä yrityksen sopimukset ja muut yhtiöoikeudelliset asiakirjat seilaavat esimerkiksi sähköposteissa, levyn kulmalla ja moninaisissa pilvipalveluissa. Tämä ei ole ihme, sillä laadukkaita tuotteita pk-yrityksen hallinnon digitalisoitumiseksi ei ole ollut tarjolla. Tänä päivänä käytetyistä työkaluista suurinta osaa ei ole suunniteltu tätä tarkoitusta varten, ja se näkyy käytettävyydessä.
Puutteellinen organisointi ja tietojen talletus johtaa helposti dokumenttien häviämiseen tai ainakin siihen, että tiedostojen löytäminen on työlästä ja hidasta. Useimmiten dokumentit eivät olekaan tästä johtuen ajan tasalla, tai helposti saatavilla kun niitä tarvitaan. Myös arkaluontoisten dokumenttien säilytys ja jakaminen vanhoilla menetelmillä aiheuttaa jatkuvasti turhia riskejä.
ContractZen on kehittänyt tietoturvallisen ratkaisun pk-yritysten ja yhdistysten hallinnon tarpeisiin paperittoman hallintoportaalin ja modernin sopimusten hallinnan avulla. Tärkeät asiakirjat tallennetaan turvallisesti, ja tieto päätöksenteon tueksi löytyy helposti.
Missiona tuoda digitaalinen hallinto miljoonille pk-yrityksille ympäri maailman
ContractZen on kotimainen, vuonna 2014 perustettu ohjelmistoyhtiö, jolla on todella vahva osaaminen softan ja yrityshallinnon puolelta. Perustajat Riitta Raesmaa ja Markus Mikola ovat kokeneita liiketoiminnan konkareita. Lisäksi yrityksessä on mukana iso joukko entisiä ja nykyisiä yritysjohtajia, sekä kokeneita ja päteviä liikejuridiikan osaajia.
Yrityksen missiona on tuoda hallinnon uudet digitaaliset työkalut miljoonien pk-yritysten ulottuville. Tällä hetkellä asiakkaita löytyykin jo 30:ssä eri maassa.
“On olemassa isoille firmoille tehtyjä ratkaisuja, jotka maksavat kymmeniä tuhansia euroja. Ne eivät kuitenkaan sovi pk-yrityksille. Käyttöönotto vaatii aina projektin, ja hinta karkaa. ContractZen on tehty niin, että siitä löytyy kaikki hallinnon osalta oleelliset osa-alueet ja se on hinnoiteltu pk-yritykselle sopivaksi. Käyttöönotto on äärettömän helppo, “self-onboarding”-prosessi, joten kuka tahansa saa tuotteen käyttöön ilman ulkopuolista tukea. Tuote on myös äärimmäisen skaalautuva, ja sitä voidaan kustomoida yrityksen tarpeen ja koon mukaan hyvinkin helposti”, Ilmo Lounasmaa, ContractZenin markkinoinnista kertoo.
ContractZen soveltuu isommillekkin yrityksille, mutta helpon käyttöönoton sekä pk-yrityksille ystävällisen hintansa vuoksi tuote on omiaan pienemmille, 0-250 hengen, organisaatioille, jotka haluavat pitää yrityksen hallinnon hyvässä kunnossa.
Helppokäyttöiset ja kattavat ominaisuudet
ContractZenin yrityshallinnon portaali tarjoaa helppokäyttöiset ja kattavat ominaisuudet. Tuoteperheessä on mukana hallitusportaali sekä sopimusten hallinta, eli sopimusten arkistointi ja tehokkaat hakutyökalut. Muutamalla napin painalluksella voidaan tehdä hakuraportteja sopimustyypin, maan tai esimerkiksi aiheen mukaan. Näin yritys saa käyttöönsä eri avainsanojen mukaan kaikki sopimukset sekunneissa.
Lisäksi ContractZenissä on kätevä yhtiörekisteri, jonka avulla isompi organisaatio voi hallinnoida ja helposti jakaa yhtiöihin liittyviä tärkeitä tietoja, kuten konsernirakenteen, omistussuhteet, osakkeiden lukumäärät, tiedot yhtiöiden johtajista, hallituksen jäsenistä, tilintarkastajista ja allekirjoittajista.
“Digitalisaation kasvaessa myös vaatimus läpinäkyvyydelle kasvaa. Asiakkaat haluavat tietää keitä yrityksen omistajat ovat, ja tieto on saatava nopeasti. Homman on oltava koko ajan hanskassa, eikä niin, että täytyy etsiä papereita ja dokumentteja milloin mistäkin. Kun asiat on järkevästi arkistoitu ja dokumentoitu, voi yrityksen johto olla rennolla mielellä esimerkiksi siinä kohtaa, kun verotarkastus tai muu vastaava dokumentteja vaativa velvollisuus tulee eteen. Dokumentit voi jakaa suoraan verotarkastajalle, kirjanpitäjälle, pankille, yrityskauppaan kuuluville tahoille tai kelle tahansa kolmannelle osapuolelle. Jakaminen onnistuu, vaikka kolmannella osapuolella ei olisi tunnuksia ContractZeniin ja koko hommaan menee vain 10 minuuttia”, Lounasmaa nostaa esille tuotteen tehokkaan jako-ominaisuuden.
Kokoukset maaliin allekirjoituksia myöten
ContractZeniin on integroitu markkinoiden johtavat sähköisen allekirjoituksen palvelut, kuten SignHero, Visma Sign, Adobe Sign ja DocuSign. ContractZenin kautta allekirjoitettu dokumentti arkistoituu automaattisesti hallintoportaaliin. Lisäksi ominaisuuksien laajaan valikoimaan kuuluu tekstin tunnistus, joten myös skannattu dokumentti voidaan lukea konenäön avulla.
“Hallintoportaalin avulla hoidat kokousten suunnittelun, agendan tekemisen, materiaalin jakamisen sekä pöytäkirjan aina sen luomisesta tarkistukseen ja allekirjoitusprosessiin. ContractZen pitää huolen siitä, että pöytäkirja saadaan saman tien kokouksen myötä arkistoon, eikä niin, että allekirjoituksia joudutaan keräämään jälkikäteen. Kokoukseen osallistuva saa kalenterityökalujen avulla kutsun sekä materiaalin, ja kokouksen aikana allekirjoitusprosessi voidaan hoitaa heti maaliin”, Lounasmaa kertoo ContractZenin kokouksille suunnatuista toiminnoista.
Suosittelemme ContractZeniä etenkin pk-yritykselle, joka haluaa joustavuutta tärkeiden asiakirjojen käsittelyyn ja yrityshallinnon kuntoon helposti ja nopeasti ilman IT-projektia.
