Asana parantaa pk-yrityksen tiedonkulkua

Pk-yrityksessä samat henkilöt osallistuvat usein myyntiin, asiakastyöhön, markkinointiin ja sisäisiin projekteihin. Vaikka organisaatio olisi pieni, tieto ei aina siirry sujuvasti henkilöltä tai tiimiltä toiselle.

Osa tiedoista löytyy sähköposteista, osa pikaviesteistä ja osa työntekijöiden omista muistiinpanoista. Tällöin tiedon löytäminen voi riippua siitä, muistaako kysyä oikealta henkilöltä. Tiimisiilot eivät siis ole vain suurten organisaatioiden ongelma. Niitä voi syntyä jo muutaman hengen yrityksessä.

Tiimisiiloja syntyy myös pienissä yrityksissä

Tiimisiilolla tarkoitetaan tilannetta, jossa tieto, päätökset tai työskentelytavat jäävät tietyn tiimin tai henkilön sisälle. Pk-yrityksessä siilo voi muodostua esimerkiksi myynnin ja projektien toteutuksen, markkinoinnin ja asiakaspalvelun tai johdon ja työntekijöiden välille.

Siiloutuminen ei yleensä ole tarkoituksellista. Usein syynä on se, ettei tiedon jakamiselle ole sovittu yhteistä tapaa tai paikkaa. Yksi työntekijä seuraa tehtäviään sähköpostista, toinen Excelistä ja kolmas omista muistiinpanoistaan.

Tiedonkulun ongelmat voivat näkyä arjessa esimerkiksi näin:

• samoja tehtäviä tehdään vahingossa kahteen kertaan
• projektien tilanteesta joudutaan kyselemään jatkuvasti
• asiakkaan kanssa sovitut asiat eivät siirry myynniltä toteutukseen
• tehtävien vastuut ja aikataulut jäävät epäselviksi
• tärkeä tieto on vain yhden henkilön muistissa tai sähköpostissa

Kun tieto ei ole helposti löydettävissä, aikaa kuluu työn tekemisen sijaan sen selvittämiseen, mitä on sovittu ja kuka vastaa seuraavasta vaiheesta.

Palaverit eivät yksin takaa tiedon siirtymistä

Pk-yrityksissä tiedonkulkua hoidetaan usein palavereilla, sähköpostilla ja pikaviesteillä. Palaverit ovat tärkeitä keskustelulle ja päätöksenteolle, mutta niissä sovitut asiat jäävät helposti osallistujien muistin ja muistiinpanojen varaan.

Myöskään sähköposti ei ole paras paikka projektitiedon säilyttämiseen. Pitkistä viestiketjuista on vaikea hahmottaa, mikä päätös on uusin, kuka hoitaa tehtävän ja milloin sen pitäisi valmistua. Pikaviesteissä tärkeät tiedot puolestaan katoavat nopeasti muun keskustelun joukkoon.

Yritys tarvitsee yhteisen paikan, josta löytyvät tehtävät, vastuut, aikataulut, päätökset ja ajantasainen tieto työn etenemisestä.

Asana kokoaa työn ja tiedon yhteen paikkaan

Asanassa projekteihin liittyvät tehtävät ja tiedot voidaan tuoda samaan työskentelytilaan. Jokainen näkee oman työnsä lisäksi, miten tehtävä liittyy projektin kokonaisuuteen ja muiden tekemiseen.

Tehtävälle voidaan määrittää vastuuhenkilö ja määräaika. Tehtävään voidaan lisätä kuvaus, kommentteja, liitteitä ja alitehtäviä. Näin työn tekemiseen tarvittava tieto kulkee tehtävän mukana, eikä sitä tarvitse etsiä useasta eri kanavasta.

Tiedonkulkua voidaan helpottaa myös Asanan muilla ominaisuuksilla:

• Lomakkeilla kerätään tarvittavat lähtötiedot yhdenmukaisessa muodossa.
• Projektipohjat varmistavat, että toistuvissa projekteissa huomioidaan samat työvaiheet.
• Mukautetut kentät auttavat luokittelemaan ja seuraamaan työtä yrityksen tarpeiden mukaan.
• Tehtävien riippuvuudet osoittavat, mitkä tehtävät pitää saada valmiiksi ennen seuraavaa työvaihetta.
• Säännöt ja automaatiot voivat siirtää tehtäviä eteenpäin ja ilmoittaa oikeille henkilöille tilanteen muuttuessa.

Asanan ei tarvitse korvata kaikkea yrityksen viestintää. Sen tehtävänä on toimia paikkana, josta työhön liittyvä ajantasainen tieto löytyy ja jossa sovitut asiat muutetaan seurattaviksi tehtäviksi.

Näin tieto voi siirtyä myynniltä toteutukseen

Kuvitellaan yritys, jossa myynti sopii asiakkaan kanssa uudesta projektista. Ilman yhteistä toimintamallia asiakkaan tavoitteet, aikataulu ja toiveet voivat jäädä myyjän sähköpostiin. Projektin alkaessa toteutuksesta vastaavan henkilön täytyy pyytää tiedot erikseen.

Asanassa tiedonsiirto voidaan rakentaa osaksi työnkulkua. Myyjä kirjaa projektin aloitustiedot sovitun mallin mukaisesti. Toteutuksesta vastaava henkilö saa tehtävän ja näkee heti, mitä asiakkaan kanssa on sovittu.

Projektin edetessä myös myynti voi tarkistaa tilanteen Asanasta. Toteutustiimin ei tarvitse lähettää jatkuvasti erillisiä tilannepäivityksiä, eikä myyjän tarvitse kysellä projektin etenemisestä henkilökohtaisesti.

Samaa toimintamallia voidaan hyödyntää esimerkiksi markkinointipyyntöjen, asiakaspalautteiden käsittelyn, perehdytyksen ja sisäisten kehitysprojektien yhteydessä.

Yhteiset toimintatavat ratkaisevat

Projektinhallintajärjestelmä ei yksin poista tiimisiiloja. Yrityksessä pitää myös sopia, mitkä työt viedään Asanaan, mitä tietoja tehtävistä tulee löytyä ja kuka vastaa tietojen päivittämisestä.

Hyvä lähtökohta on valita yksi prosessi, jossa tiedonkulussa on tällä hetkellä haasteita. Se voi olla esimerkiksi uuden asiakkaan siirtyminen myynniltä toteutukseen. Kun toimintamalli toimii käytännössä, sitä voidaan laajentaa vähitellen muihin projekteihin.

Kun projektien tiedot, vastuut ja aikataulut ovat yhteisesti näkyvillä, työn tekeminen ei ole yhtä riippuvaista yksittäisistä henkilöistä. Poissaoloihin on helpompi varautua, uuden työntekijän perehdytys nopeutuu ja yrityksen johto saa selkeämmän kokonaiskuvan työn etenemisestä.

Asana ei ainoastaan kokoa tehtäviä yhteen paikkaan. Oikein rakennettuna se tekee tiedon siirtymisestä näkyvän ja toistettavan osan pk-yrityksen arkea.

Me SaaShopilla autamme pk-yrityksiä Asanan käyttöönotossa ja yhteisten projektinhallinnan toimintatapojen suunnittelussa. Olemme Suomen virallinen Asana Solution Partner. Ota yhteyttä, jos pohdit, voisiko Asana auttaa yritystänne parantamaan tiedonkulkua ja vähentämään tiimien välisiä siiloja.